LA
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA:
LEY
GENERAL DE CONTROL INTERNO
CAPÍTULO I
Disposiciones
Generales
Artículo
1º—Contenido y ámbito de aplicación
Esta Ley establece los
criterios mínimos que deberán observar la Contraloría General de la República y
los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento,
funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas
de control interno.
Artículo 2º—Definiciones
a) Administración
activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,
resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el
conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y
ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.
b) Establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno: términos
utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular
subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle
permanencia y mejorarlo constantemente.
c) Jerarca: superior
jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano
o ente, unipersonal o colegiado.
d) Titular
subordinado: funcionario de la administración activa responsable de un proceso,
con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
e) Ambiente de
control: conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer
y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para
permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control
interno y para una administración escrupulosa.
f) Valoración del
riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución,
tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los
objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados,
con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
g)
Actividades de control: políticas y procedimientos que
permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones
emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los
titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de
control interno.
Artículo
3º—Facultad de promulgar normativa técnica sobre control interno.
La Contraloría General de
la República dictará la normativa técnica de control interno, necesaria para el
funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los entes y de los
órganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa será de acatamiento obligatorio y
su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa.
La normativa sobre control
interno que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de
control o fiscalización legalmente atribuidas, no deberá contraponerse a la
dictada por la Contraloría General de la República y, en caso de duda,
prevalecerá la del órgano contralor.
Artículo
4º—Aplicabilidad a sujetos de derecho privado.
Los sujetos de derecho
privado que, por cualquier título, sean custodios o administradores de fondos
públicos, deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de
control interno que al efecto emita la Contraloría General de la República de
conformidad con el artículo tercero.
Aparte de las otras
sanciones que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los sujetos de derecho
privado que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos o
reciban beneficios patrimoniales de entes u órganos estatales, podrán ser
sancionados, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994, cuando
incumplan lo estipulado en el párrafo anterior.
Artículo
5º—Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública.
La Contraloría General de
la República convocará, al menos una vez cada dos años, a un Congreso Nacional
de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública, con la participación de los
auditores y subauditores internos del Sector Público, y de los demás
funcionarios o especialistas que se estime pertinente, con el objeto de
estrechar relaciones, propiciar alianzas estratégicas, fomentar la interacción
coordinada de competencias, establecer vínculos de cooperación, intercambiar
experiencias, propiciar mejoras en los procesos de fiscalización y control,
revisar procedimientos y normas de control interno, presentar propuestas que
tiendan a mejorar o agilizar la gestión sustantiva en el Sector Público y
discutir cualquier tema de interés relativo a los fines de esta Ley.
El Ministerio de Hacienda
transferirá los recursos que el órgano de fiscalización superior le solicite
para realizar esta actividad.
Artículo
6º—Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la apertura de
procedimientos administrativos.
La Contraloría General de
la República, la administración y las auditorías internas, guardarán
confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten
denuncias ante sus oficinas.
La información, documentación
y otras evidencias de las investigaciones que efectúan las auditorias internas,
la administración y la Contraloría General, cuyos resultados puedan originar la
apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la
formulación del informe respectivo. Una
vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del
procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será
calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas,
las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que obren
en el expediente administrativo.
Para todos los casos, la
Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades contenidas en el inciso
23) del artículo 121 de la Constitución Política, podrá acceder a los informes,
la documentación y las pruebas que obren en poder de las auditorias internas,
la administración o la Contraloría General de la República.
CAPÍTULO II
El sistema de control interno
Artículo 7º—Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno
Los entes
y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los
cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes
con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el
cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer
párrafo del artículo 3 de la presente Ley.
Artículo
8º—Concepto de sistema de control interno
Para efectos de esta Ley,
se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por
la administración activa, diseñadas para
proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir
confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar
eficiencia y eficacia de las operaciones.
d)
Cumplir con el
ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo
9º—Órganos del sistema de control interno
La administración activa y
la auditoría interna de los entes y órganos sujetos a esta Ley, serán los
componentes orgánicos del sistema de control interno establecido e integrarán
el Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública a que se refiere la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Artículo
10.—Responsabilidad por el sistema de control interno
Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar
el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de
la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su
efectivo funcionamiento.
Artículo
11.—El sistema de control interno en la desconcentración de competencias y la
contratación de servicios de apoyo.
El jerarca y los titulares
subordinados tendrán la responsabilidad de analizar las implicaciones en el
sistema de control interno, cuando se lleve a cabo una desconcentración de
competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros;
asimismo, la responsabilidad de tomar las medidas correspondientes para que los
controles sean extendidos, modificados y cambiados, cuando resulte necesario.
CAPÍTULO
III
La
Administración Activa
1.
SECCIÓN I
1.
Deberes del jerarca y los titulares
subordinados
Artículo
12.—Deberes del jerarca y de los
titulares subordinados en el sistema de control interno
En materia de control
interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir,
entre otros, los siguientes deberes:
a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del
órgano a su cargo.
b) Tomar de inmediato
las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o
irregularidades.
c) Analizar e
implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la
auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan.
d) Asegurarse de que
los sistemas de control interno cumplan al menos con las características
definidas en el artículo 7 de esta Ley.
e) Presentar un
informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a
su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General
de la República y por los entes y órganos competentes de la administración
activa.
Artículo 13.—Ambiente de control.
En cuanto
al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, entre otros, los
siguientes:
a) Mantener y
demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y
obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos
en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los
demás funcionarios.
b) Desarrollar y
mantener una filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un nivel
de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del
desempeño, y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que
mejoren el sistema de control interno.
c) Evaluar el
funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las
medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines
institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable.
d) Establecer
claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad
de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para
que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
e)
Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos
humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación,
entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias; todo de
conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo
14.—Valoración del riesgo
En relación con la
valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados,
entre otros, los siguientes:
a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro
de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes
anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto
posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que
ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.
c) Adoptar las
medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración
del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional
aceptable.
d)
Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo
en las acciones por ejecutar.
Artículo
15.—Actividades de control
Respecto de las actividades
de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre
otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las
políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno
institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los
objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus
funciones.
b) Documentar,
mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados
de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.
ii. La protección
y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y
uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución.
Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La
conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y
enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
v. Los controles
generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los
controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software
de aplicación.
Artículo
16.—Sistemas de INFORMACIÓN
Deberá contarse con
sistemas de información que permitan a la administración activa tener una
gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de
actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la
organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier
desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar
estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán
contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones
informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada.
En cuanto a la información
y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como
responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros,
los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar
información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la
información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la
forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los
sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c)
Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para
disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el
ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo
17.—Seguimiento del sistema de control interno
Entiéndase por seguimiento
del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la
calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del
tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoria y los
resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.
En cuanto al seguimiento
del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares
subordinados, los siguientes:
a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las
acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales
integradas a tales acciones.
c) Que la
administración activa realice, por lo menos una vez al año, las auto
evaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno
del cual es responsable. Asimismo, que
pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de
sus objetivos.
d)
Que sean implantados los resultados de las evaluaciones
periódicas que realizan la administración activa, la auditoria interna, la Contraloría
General de la República, la auditoria externa y demás instituciones de control
y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a
su notificación.
SECCIÓN
II
Sistema Específico de Valoración del Riesgo
Artículo 18.—Sistema específico de valoración del riesgo
institucional.
Todo ente
u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo
institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con
sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y
adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y
administrar el nivel de dicho riesgo.
La Contraloría General de
la República establecerá los criterios y las directrices generales que servirán
de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y
órganos seleccionados, criterios y directrices que serán obligatorios y
prevalecerán sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligación del
jerarca y titulares subordinados referida en el artículo 14 de esta Ley.
Artículo
19.—Responsabilidad por el funcionamiento del sistema.
El jerarca y los
respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley,
en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse
el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las
medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse
al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.
CAPÍTULO
IV
La
auditoría interna
SECCIÓN
I
Disposiciones
generales
Artículo
20.—Obligación de contar con auditoría interna
Todos los entes y órganos
sujetos a esta Ley tendrán una auditoria interna, salvo aquellos en los cuales
la Contraloría General de la República disponga, por vía reglamentaria o
disposición singular, que su existencia no se justifica, en atención a
criterios tales como presupuesto asignado, volumen de operaciones, nivel de
riesgo institucional o tipo de actividad. En este caso, la Contraloría General
ordenará a la institución establecer los métodos de control o de fiscalización
que se definan.
Artículo
21.—Concepto funcional de auditoria interna
La auditoria interna es la
actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente
u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye
a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un
enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la
administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las
entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la
auditoria interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la
actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta conforme
al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.
Artículo
22.—Competencias
Compete a la auditoria
interna, primordialmente lo siguiente:
a) Realizar auditorias o estudios especiales semestralmente, en
relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional,
incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar.
Asimismo, efectuar semestralmente auditorias o estudios especiales sobre fondos
y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en
transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el
cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su
competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas
que sean pertinentes.
c) Verificar que la
administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta
Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación
de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la
operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas
o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en
materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los
órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas
conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar,
mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban
llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a
criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del
sistema de control interno.
f) Preparar los
planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que
establece la Contraloría General de la República.
g) Elaborar un
informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las
recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la
República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos,
cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se
presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h) Mantener
debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la
auditoría interna.
i) Las demás
competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica
aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de esta Ley.
Artículo
23.—ORGANIZACIÓN
La auditoría interna se
organizará y funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad
con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría
General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio.
Cada auditoría interna
dispondrá de un reglamento de organización y funcionamiento, acorde con la
normativa que rige su actividad. Dicho reglamento deberá ser aprobado por la
Contraloría General de la República, publicarse en el diario oficial y
divulgarse en el ámbito institucional.
Artículo
24.—Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables
El auditor y el subauditor
internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del
máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo
administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Los demás
funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento,
traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos
de personal, deberán contar con la autorización del auditor interno; todo de
acuerdo con el marco jurídico que rige para el ente u órgano.
Las regulaciones de tipo
administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de
auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el
subauditor interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General
dispondrá lo correspondiente.
Artículo
25.—Independencia funcional y de criterio
Los funcionarios de la
auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional
y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración
activa.
Artículo
26.—Protección al personal de la auditoría
Cuando el personal de la
auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un
conflicto legal o una demanda, la institución dará todo su respaldo tanto
jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su
resolución final.
Artículo
27.—Asignación de recursos
El jerarca de los entes y
órganos sujetos a esta Ley deberá asignar los recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la
auditoría interna pueda cumplir su gestión.
Para efectos
presupuestarios, se dará a la auditoría interna una categoría programática;
para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el
criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al respecto la
Contraloría General de la República.
La auditoría interna
ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir
su plan de trabajo.
Artículo
28.—Plazas vacantes
Las vacantes que, por
cualquier razón, tengan lugar en los puestos de la auditoría interna, deberán
llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la
vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente
acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto.
La disminución de plazas
por movilidad laboral u otros movimientos en la auditoría interna, deberá ser
previamente autorizada por el auditor interno.
Los requisitos para la
creación y ocupación de plazas de la auditoría interna que definan la Autoridad
Presupuestaria u otras instituciones competentes, deberán considerar, en todo
momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del
funcionamiento del sistema de control interno de la institución.
SECCIÓN
II
El
auditor y subauditor internos
Artículo
29.—Requisitos de los puestos
Los entes y órganos sujetos
a esta Ley definirán, en sus respectivos manuales de cargos y clases, la
descripción de las funciones y los requisitos correspondientes para cada uno de
los cargos, de conformidad con los lineamientos que emita al respecto la
Contraloría General de la República.
Artículo
30.—Jornada laboral
La jornada laboral del
auditor y subauditor internos será de tiempo completo. En casos muy
calificados, el jerarca podrá solicitar a la Contraloría General de la
República una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio
tiempo.
Las municipalidades cuyo
presupuesto ordinario sea igual o inferior a doscientos millones de colones
(¢200.000.000,00), podrán contratar, sin la autorización de la Contraloría
General de la República, al auditor y al subauditor internos únicamente por
medio tiempo.
Para reducir la jornada
laboral de la plaza del auditor o del subauditor internos, el jerarca ordenará
un estudio técnico, que deberá presentarse a la Contraloría General de la
República, la que resolverá en definitiva lo que proceda.
Artículo
31.—Nombramiento y conclusión de la relación de servicio
El jerarca nombrará por tiempo
indefinido al auditor y al subauditor internos. Tales nombramientos se
realizarán por concurso público promovido por cada ente y órgano de la
Administración Pública; se asegurará la selección de los candidatos idóneos
para ocupar los puestos; todo lo cual deberá constar en el expediente
respectivo. El expediente y la terna seleccionada deberán ser comunicados, en
forma previa a los nombramientos, a la Contraloría General de la República, la
cual analizará el proceso y lo aprobará o lo vetará. En este último caso,
girará las disposiciones al ente u órgano respectivo y señalará los elementos
objetados para su corrección; la administración deberá repetir el proceso a
partir de la etapa donde se inició la objeción respectiva.
Los nombramientos interinos
serán autorizados, en forma previa y a solicitud de la administración, por
parte de la Contraloría General de la República; en ningún caso podrán hacerse
por más de doce meses.
Los nombramientos del
auditor y el subauditor deberán ser comunicados por el jerarca respectivo a la
Contraloría General de la República, a más tardar el primer día hábil del
inicio de funciones en los respectivos cargos.
La conclusión de la
relación de servicio, por justa causa, del auditor y el subauditor internos,
deberá ser conforme al artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República.
SECCIÓN III
Deberes, potestades y
prohibiciones de los funcionarios de auditoría
Artículo 32.—Deberes
El auditor
interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría
interna, tendrán las siguientes obligaciones:
a) Cumplir las
competencias asignadas por ley.
b) Cumplir el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los
estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones
realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente
atribuidas.
d) Administrar, de
manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea
responsable.
e) No revelar a
terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus
informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de
auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine
una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los
funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f) Guardar la
confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
g) Acatar las
disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la
República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a
tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
h) Facilitar y
entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el
ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la
Constitución Política, y colaborar con dicha información.
i) Cumplir los otros
deberes atinentes a su competencia.
Artículo 33.—POTESTADES
El auditor
interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna
tendrán, las siguientes potestades:
a) Libre acceso, en
cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas
bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia
institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto
administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de
información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder,
para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que
consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que
realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la
administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a
cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos
públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma,
las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el
cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la
solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos
públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a
funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y
las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera otras
potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo 34.—PROHIBICIONES
El auditor
interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría
interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo
las necesarias para cumplir su competencia.
b) Formar parte de un
órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer
profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente
personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales
por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no
sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un
interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se
exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en
actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones
nacionales y municipales.
e) Revelar
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se
estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad
civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y
órganos sujetos a esta Ley.
Por las prohibiciones
contempladas en esta Ley se les pagará un sesenta y cinco por ciento (65%)
sobre el salario base.
SECCIÓN IV
Informes de auditoría interna
Artículo 35.—Materias sujetas a informes de auditoría interna
Los informes
de auditoría interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así
como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para
funcionarios, ex funcionarios de la institución y terceros. Cuando de un
estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras
materias, la auditoría interna deberá comunicarlas en informes independientes
para cada materia.
Los hallazgos, las
conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría
interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los
titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad
para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones.
La comunicación oficial de
resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas
por la Contraloría General de la República.
Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados
Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados,
se procederá de la siguiente manera:
a) El titular
subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir
de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará
el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá
por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y
propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo
anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el
titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones
de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular
subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de
los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de
oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones
alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean
distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo
conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme
será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo
37.—Informes dirigidos al jerarca
Cuando el informe de
auditoria esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado
que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo
indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga;
todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al
titular subordinado correspondiente.
Artículo
38.—Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República
Firme la resolución del
jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría
interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su
comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo
resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la
Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles
siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad
indicadas.
La Contraloría General de
la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del
jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días
hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de
no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor,
dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de
setiembre de 1994.
CAPÍTULO
V
Responsabilidades
y Sanciones
Artículo
39.—Causales de responsabilidad administrativa
El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando
corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley,
sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la
respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares
subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad
administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno
u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,
perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá
responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne
los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta
Ley.
Igualmente, cabrá
responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de
control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las
acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoria interna,
sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y
penalmente.
El jerarca, los titulares
subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en
responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o
retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los
demás funcionarios de la auditoria interna, establecidas en esta Ley.
Cuando se trate de actos u
omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus
integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo.
Artículo
40.—Causales de responsabilidad administrativa del auditor y el subauditor
internos y los demás funcionarios de la auditoría interna
Incurrirán en
responsabilidad administrativa el auditor interno, el subauditor interno y los
demás funcionarios de la auditoria interna cuando, por dolo o culpa grave,
incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o
el régimen de prohibiciones referido en esta Ley; todo sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
Artículo
41.—Sanciones administrativas
Según la gravedad, las
faltas que señala esta Ley serán sancionadas así:
a) Amonestación escrita.
b) Amonestación
escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda.
c) Suspensión, sin
goce de salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y
estipendios de otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y
el funcionario no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos.
c) Separación
del cargo sin responsabilidad patronal.
Artículo
42.—Competencia para declarar RESPONSABILIDADES
Las sanciones previstas en
esta Ley serán impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria en
los entes y órganos sujetos a esta Ley, de acuerdo con la normativa que resulte
aplicable.
En caso de que las infracciones previstas en esta Ley
sean atribuidas a diputados, regidores y alcaldes municipales, magistrados del
Poder Judicial y del Tribunal Supremo de Elecciones, contralor y subcontralor
generales de la República, defensor de los habitantes de la República y
defensor adjunto, regulador general y procurador general de la República, así
como directores de instituciones autónomas, en lo que les sea aplicable, se
informará de ello, según el caso, al Tribunal Supremo de Elecciones, a la Corte
Suprema de Justicia, al Consejo de Gobierno y a la Asamblea Legislativa, para
que conforme a derecho se proceda a imponer las sanciones correspondientes.
Artículo
43.—Prescripción de la responsabilidad administrativa
La responsabilidad
administrativa del funcionario público por las infracciones previstas en esta
Ley, prescribirá según el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Se reputará como falta
grave del funcionario competente para iniciar el procedimiento sancionatorio,
el no darle inicio a este oportunamente o el dejar prescribir la
responsabilidad del infractor, sin causa justificada.
CAPÍTULO
VI
Disposiciones
finales
Artículo
44.—REGLAMENTACIÓN
El Poder Ejecutivo
reglamentará esta Ley en un plazo máximo de tres meses a partir de su
publicación. El proyecto de reglamento será remitido en consulta a la
Contraloría General de la República.
Artículo
45.—Reformas
Modificase la siguiente
normativa:
a) Refórmanse el artículo 26, el párrafo primero del artículo 31 y el
artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº
7428, de 7 de setiembre de 1994. Los textos dirán:
“Artículo 26.—Potestad sobre auditorías internas. La Contraloría
General de la República fiscalizará que la auditoría interna de los entes y
órganos sujetos a su competencia institucional, cumpla adecuadamente las
funciones que le señala el ordenamiento jurídico que la regula; coordinará,
como mínimo, una actividad anual para fortalecer su gestión. El resultado de
dichas fiscalizaciones deberá ser informado directamente al jerarca de la
institución y al auditor interno, quienes estarán obligados a tomar las medidas
necesarias para su acatamiento o, en su defecto, a plantear su oposición,
dentro de un plazo máximo de quince días hábiles.
Presentada la oposición, la auditoría interna dispondrá de
un plazo máximo de treinta días hábiles, contados a partir del recibo del
informe de la Contraloría, para fundamentar debidamente su oposición.
Recibida la fundamentación de la oposición, la Contraloría
General de la República tendrá un plazo máximo de treinta días hábiles para
resolver el conflicto planteado y deberá notificar, de inmediato, al ente u
órgano discrepante, lo resuelto en este asunto.”
“Artículo
31.—Potestad de informar y asesorar. La Contraloría General de la República
rendirá, a los órganos parlamentarios y a cada uno de los diputados, los
informes que estos le soliciten; lo realizará de oficio cuando su participación
se haya solicitado de conformidad con el segundo párrafo del artículo 22 de la
presente Ley. En razón del carácter de órgano auxiliar en el control y la
fiscalización de la Hacienda Pública, la Contraloría General de la República
remitirá al Plenario Legislativo copia de todos los informes restantes que
rinda en el ejercicio de dichas potestades.
[...]”
“Artículo
71.—Prescripción de la responsabilidad disciplinaria. La responsabilidad
administrativa del funcionario público por las infracciones previstas en esta
Ley y en el ordenamiento de control y fiscalización superiores, prescribirá de
acuerdo con las siguientes reglas:
a) En los casos
en que el hecho irregular sea notorio, la responsabilidad prescribirá en cinco
años, contados a partir del acaecimiento del hecho.
b) En los casos
en que el hecho irregular no sea notorio –entendido este como aquel hecho que
requiere una indagación o un estudio de auditoría para informar de su posible
irregularidad- la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados a partir
de la fecha en que el informe sobre la indagación o la auditoría respectiva se
ponga en conocimiento del jerarca o el funcionario competente para dar inicio
al procedimiento respectivo.
La
prescripción se interrumpirá, con efectos continuados, por la notificación al
presunto responsable del acto que acuerde el inicio del procedimiento
administrativo.
Cuando el
autor de la falta sea el jerarca, el plazo empezará a correr a partir de la
fecha en que él termine su relación de servicio con el ente, la empresa o el
órgano respectivo.
Se
reputará como falta grave del funcionario competente para iniciar el
procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el dejar
que la responsabilidad del infractor prescriba, sin causa justificada.”
b) Refórmase el artículo 18 de la Ley sobre enriquecimiento ilícito
de los servidores públicos, Nº 6872, de 17 de junio de 1983. El texto dirá:
“Artículo18.—El
responsable de la unidad de recursos humanos de cada entidad o, en su defecto,
aquel quien el jerarca defina, deberá informar a la Contraloría General de la
República, dentro de los ocho días siguientes a cada nombramiento, el nombre y
las calidades de los servidores que ocupen los cargos para cuyo desempeño se
requiera la declaración jurada de bienes, con indicación de la fecha en que
esos funcionarios iniciaron sus funciones.
Dentro del
mismo plazo citado en el párrafo anterior, cada entidad deberá informar la
fecha en que, por cualquier circunstancia, los servidores obligados a declarar
concluyan su relación de servicio. La desobediencia de esta obligación será
considerada falta grave, para todos los efectos legales.”
c) Refórmase el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría
General de la República, Nº 6815, de 27 de setiembre de 1982. El texto dirá:
“Artículo
4.—Consultas. Los órganos de la Administración Pública, por medio de los
jerarcas de los diferentes niveles administrativos, podrán consultar el
criterio técnico-jurídico de la Procuraduría; en cada caso, deberán acompañar
la opinión de la asesoría legal respectiva, salvo el caso de los auditores
internos, quienes podrán realizar la consulta directamente.”
d) Adiciónase el inciso 1) al artículo 5 del Estatuto del Servicio
Civil, Ley Nº 1581, de 30 de mayo de 1953. El texto dirá:
“Artículo
5.—Quedan también exceptuados de este Estatuto, los siguientes funcionarios y
empleados:
[...]
l)
Los auditores y subauditores internos de los ministerios y
organismos adscritos.”
Artículo
46.—DEROGACIONES
Deróganse los artículos 59,
60, 61, 63, 64, 65 y 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Disposiciones
Transitorias
Transitorio I.—Los entes y
órganos sujetos a esta Ley cuyo auditor y subauditor internos estén nombrados
con una jornada laboral inferior a medio tiempo a la fecha de su publicación,
dispondrán de un plazo máximo de doce meses para ajustarse a lo aquí dispuesto.
Transitorio II.—Las
instituciones públicas que en sus leyes constitutivas cuenten con un auditor
interno sujeto a un plazo legal de nombramiento, una vez que este venza deberán
elegir, por tiempo indefinido, a un auditor interno, mediante concurso interno
o externo.
Rige a partir de su
publicación.
Comunícase al Poder Ejecutivo
Asamblea Legislativa.—San
José, a los dieciocho días del mes de julio del dos mil dos.—Rolando Laclé
Castro, Presidente.—Ronaldo Alfaro García, Primer Secretario.—Lilliana Salas
Salazar, Segunda Secretaria.
Presidencia de la
República.—San José, a los treinta y un días del mes de julio del dos mil dos.
Ejecútese y publíquese
ABEL PACHECO DE LA
ESPRIELLA.—La Ministra de la Presidencia, Rina Contreras López y el Ministro de
Planificación Nacional y Política Económica, Danilo Chaverri Soto.—1
vez.—(Solicitud Nº 165-02).—C-232220.—(L8292-63738).
