INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

UNIDAD DE DESARROLLO Y ESTADISTICA

Proceso Planeamiento Estratégico

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIÓN DEL

PRESUPUESTO 2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Junio, 2009

TABLA DE CONTENIDO

 

	Página
	Presentación ………....................................................................................	5
	I.  Leyes y clasificación de gastos a considerar en la formulación del Plan-presupuesto …………………….................................................	6
	1.1 Leyes vinculadas con el proceso presupuestario …........................	7
	1.2 Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público .....................	9
	II.  Aspectos a considerar en la formulación presupuestaria 2009 ….	12
	2.1 Distribución del Costo por Objetivo operativo ...............................	12
	2.2 Justificación de Subpartidas …….......................................................	13
	2.3 Clasificación del Objeto de Gasto ......................................................	16
	2.4  Aspectos a considerar al presupuestar bienes y servicios .……...	17
	2.5 Requerimientos de información referente a la presupuestación de bienes y servicios relacionados con algunas leyes ……..…............	22
	2.6 Información referida a programas de gobierno y proyectos de interés  institucional ……...……………...................................................	25
	2.7 Aspectos a considerar producto de la aplicación de la Ley de Control interno ………...............................................................................	26
	III.  Lineamientos para la presupuestación de algunas Subpartidas ……..........................................................................................	27
	3.1 Partida 0: Remuneraciones .................................................................	27
	3.2  Partida 1: Servicios …….....................................................................	28
	3.2.1 Subpartidas Concentradas …...................................................	29
	3.2.2 Subpartidas no Concentradas …..............................................	33
	3.3 Partida 2: Materiales y Suministros ..................................................	41
	3.4 Partida 3: Intereses y Comisiones ……..............................................	46
	3.5 Partida 5: Bienes Duraderos …….......................................................	46
	3.5.1 Grupo 5.01: Maquinaria, Equipo y Mobiliario ......................	47
	3.5.2 Grupo 5.02: Construcciones, Adiciones y Mejoras ....…..….	53
	3.5.3 Grupo 5.03: Bienes Preexistentes …….....................................	54
	3.5.4 Grupo 5.99: Bienes Duraderos Diversos …............................	54
	3.6 Partida 6: Transferencias Corrientes ….............................................	55
	3.7 Partida 8: Amortización ……………..................................................	58
	IV.  Presentación de la Solicitud de Presupuesto 2009 …………….…	59
	4.1  Solicitud de Presupuesto ……...........................................................	59
	4.2 Directrices específicas y fechas de entrega de la Solicitud de Presupuesto 2009 …….......................................................................	61
	Anexo 1: Listado de subpartidas modificadas en el nuevo      Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público .…	63
	Anexo 2: Información presupuestaria relacionada con Programas   Gubernamentales ...………………………………………......	67
	Anexo 3: Renglones de gasto incorporados en el SIFOPRE ……..…..	69
	Anexo 4: Información presupuestaria relacionada con la Ley 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas  con  Discapacidad …………………………………………….	81
	Anexo 5: Información presupuestaria relacionada con la Ley “Sistema de Banca para el Desarrollo” ……..……………….	83
	Anexo 6: Guía para la Clasificación de Proyectos en Obras de Mantenimiento y de Inversión .………….............………..	85
	Anexo 7: Solicitud de Aval Técnico para inclusión en presupuesto 2009 ...……………………………………………………………	94

PRESENTACION

 

El Plan-presupuesto se concibe como un instrumento de planificación y de gestión que responde a las políticas institucionales, permite la utilización racional, eficiente y eficaz de los recursos públicos y facilita la toma de decisiones en los diferentes niveles administrativos, constituyendo una herramienta fundamental y valiosa para el buen funcionamiento del Instituto.

 

En el presente documento se incluyen una serie de lineamientos, instrucciones y comentarios de orden general y específico, así como aspectos de carácter legal relacionados con la formulación del Presupuesto Institucional para el período 2009, lo cual debe ser de conocimiento de los funcionarios encargados de formular el presupuesto a nivel de unidades programáticas. Por ello se requiere de una lectura analítica detallada de este material y tomar conciencia de que es necesario dar cumplimiento a diversos mandatos emitidos por los entes contralores, producto de la creación de diferentes leyes.

 

Se visualiza este documento, como un espacio propicio para orientar a las unidades al momento de asignar los recursos presupuestarios.  Las instrucciones contenidas en éste son de carácter obligatorio para todas las unidades y se nutren de diferentes fuentes de información, entre las que se citan: Contraloría General de la República, Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Planificación y Política Económica, lineamientos emanados de las Autoridades Superiores, así como, toda aquella experiencia acumulada por la Unidad de Desarrollo y Estadística en la formulación de los diferentes presupuestos.

 

I.  LEYES Y CLASIFICACION DE GASTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DEL PLAN-PRESUPUESTO

 

 

De acuerdo con los “Criterios y Lineamientos Generales sobre el Proceso Presupuestario del Sector Público”^[1], la elaboración del Plan–presupuesto involucra el desarrollo de diversas fases, iniciándose con la fase de formulación, la cual demanda la planificación de acciones específicas y la presupuestación de los recursos financieros requeridos para dar cumplimiento al Plan Operativo Institucional. La integración coordinada y coherente de los elementos propios de esta fase facilitará el desarrollo de las fases posteriores, es decir, la ejecución, el control y evaluación de dicho Plan, así como la medición del logro de resultados en cada unidad administrativa y de la institución en general.

 

Es por ello que tanto el Plan Operativo Institucional como el Presupuesto deben formularse en forma concienzuda, considerando la visión y la misión del INA, las directrices dadas por las autoridades superiores y  la normativa que regula esta materia, a fin de lograr un uso racional de los recursos tal y como lo establecen el Ministerio de Hacienda y la Contraloría General de la República.  A dichas entidades, según función conferida en el artículo 32 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131, les corresponde, entre otras cosas, dictar los criterios y lineamientos generales que informen las normas técnicas para las diferentes fases del presupuesto. Las mismas están contenidas en el “Manual de Normas Técnicas sobre Presupuestos que Deben Observar las Entidades, Órganos Descentralizados, Unidades Desconcentradas y Municipalidades, Sujetos a la Fiscalización de la Contraloría General de la República”[2]

 

1.1  Leyes vinculadas con el proceso presupuestario

 

Además de las normas técnicas mencionadas anteriormente, cuyo propósito es establecer los conceptos básicos para mejorar el proceso presupuestario en sus diferentes etapas, existe un  marco normativo que regula directa o indirectamente el proceso presupuestario en las instituciones del estado y tiene como fin salvaguardar la hacienda pública.

 

A continuación se mencionan algunas referencias importantes en este aspecto:

 

v   El Artículo 11 de la Constitución Política, somete a las instituciones a la evaluación de resultados y rendición de cuentas.

 

v   La Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos del 18 de septiembre del 2001^[3], establece en su Artículo 17 que se debe contar con sistemas de control interno y externo para propiciar el uso adecuado de los recursos financieros del sector público. Adicionalmente señala en el Artículo 18, que el control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de cada dependencia y en los procesos donde participen dependencias diferentes, cada una será responsable de los subprocesos o actividades que le correspondan.

 

v   El control externo corresponde a la Contraloría General de la República, de acuerdo con su Ley Orgánica y las disposiciones constitucionales”.

 

v   La Ley General de Control Interno[4] y el “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización”[5], establece el funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de los sistemas de control interno de las instituciones de la administración pública.  Dicho manual define el control interno como “la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: 

 

a)          Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b)          Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c)           Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. 

d)         Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”. 

 

Es decir el control interno debe constituirse en un medio para el logro de los objetivos y la protección del patrimonio público.

 

En ese sentido, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto constituyen herramientas importantes de control al contener los objetivos, metas e indicadores que la institución pretende lograr en un determinado período, así como los recursos financieros para su ejecución.  Éstos permitirán posteriormente realizar la evaluación de desempeño institucional.

 

Es por ello que las unidades presupuestarias deben formular el Plan-presupuesto de forma tal que se evidencie una estrecha relación entre el Plan Operativo Institucional (POI) y el Presupuesto.  Tal vinculación, permitirá visualizar fácilmente el cumplimiento de los propósitos institucionales, en la medida en que se identifique la asignación y utilización de fondos de la institución en el cumplimiento de los objetivos, y metas que representan la acción sustantiva del instituto.

 

Finalmente, la normativa que rige la materia, ubica al encargado de la unidad, como persona responsable de la formulación del POI (objetivos, metas e indicadores), del presupuesto y de las decisiones que se toman en ésta; así como por el control y evaluación de los resultados.

 

1.2  Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público

 

Los ingresos y gastos del INA se clasificarán de acuerdo con la normativa vigente^[6] y las facultades que las leyes le otorgan a cada institución en particular. Para el período presupuestario 2009 se utilizará el “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público” modificado mediante Decreto Ejecutivo Nº 34325-H, publicado en La Gaceta Nº 38 de 22 de febrero 2008, el cual está disponible en  http:// Intranet/estadística/clasificador_objeto_gasto.pdf.

 

Las variaciones en dicho clasificador no son numerosas, sin embargo debe leerse concienzudamente para no incurrir en errores de clasificación.  El clasificador presenta los mismos tres niveles de desagregación denominados partidas, grupos y subpartidas y sus componentes principales son el código de la cuenta o subpartida, el nombre y la descripción.

 

La estructura de codificación del clasificador se mantiene, es decir presenta cinco dígitos que corresponden a tres niveles:  El primer dígito se utiliza para distinguir la “Partida”, que es el nivel más agregado de la clasificación, el segundo y tercer dígito corresponden al “Grupo de Subpartidas”, en el cual se ubican aquellas subpartidas que poseen una naturaleza semejante y los dos últimos se asignan a la “Subpartida”, que es el nivel de mayor especificidad de una erogación.

 

Cabe destacar que a pesar de la existencia de una gran variedad de subpartidas en el clasificador, compete al Instituto presupuestar únicamente aquellas, cuyo objeto del gasto corresponde con su quehacer.

 

Con el propósito de guiarle en el análisis de los cambios efectuados en el clasificador, se incluye en el anexo 1, listado de las subpartidas que sufrieron algún tipo de modificación.

 

A continuación se describen algunas de las modificaciones más importantes:

 

v   Subpartida 0.01.03: Servicios especiales

 

Esta subpartida se amplía en los siguientes términos:  “Se exceptúan los gastos de los proyectos de carácter plurianual, entendidos éstos como aquellos proyectos de inversión de diversa naturaleza que abarcan varios períodos presupuestarios.  También contempla aquellas remuneraciones correspondientes a programas institucionales que por las características de los servicios que brindan, tales como educación y formación, el perfil del personal a contratar exige mayor versatilidad y un período mayor de contratación, acorde con las necesidades cambiantes del mercado laboral.

 

Las anteriores erogaciones podrán clasificarse en esta subpartida manteniéndose una relación laboral hasta por un máximo de tres años”.

 

v   Subpartida 1.06.01: Seguros

 

Con respecto al seguro de vehículo se elimina la palabra: “obligatorio”.

 

v   Subpartida 1.08.01:  Mantenimiento de edificios, locales y terrenos.

 

Se contempla en esta subpartida lo siguiente: “Incluye el mantenimiento preventivo y habitual para la conservación de toda clase de terrenos”.

 

v   Subpartida 1.09.99: Otros impuestos

 

Se incorpora el siguiente texto: “la compra de especies fiscales, el pago de impuestos sobre la propiedad de vehículos y…”

 

 

 

 

v   Subpartida 2.99.03:  Productos de papel, cartón e impresos

 

Se incorpora la siguiente variación: “todo tipo de impresos ya sea en papel o en otro material” y se incluye el siguiente texto:  “discos compactos con la documentación impresa y la adquisición de billetes y monedas”.

 

v   Subpartida 5.99.03: Bienes intangibles

 

Se incluye dentro de esta subpartida la adquisición de “licencias de diversa índole”.

 

v    Subpartida 6.03.99: Otras prestaciones

 

Entre otras modificaciones, dentro de esta subpartida se incorpora el siguiente texto: “Incluye el pago de subsidio por maternidad reconocido por la Caja Costarricense de Seguro Social”.

 

II.     ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 2009

 

 

Durante la  fase de formulación presupuestaria es necesario definir, de acuerdo con los ingresos disponibles, los recursos y medios requeridos para cumplir con lo establecido en el Plan Operativo Institucional, instrumento en el cual se concretan los objetivos, metas e indicadores a nivel de programa y de unidad presupuestaria en concordancia con los objetivos y políticas institucionales, a fin de cumplir con la misión del Instituto.

                  

Es de vital importancia que todos los involucrados en la fase de formulación presupuestaria, tengan conocimiento de las políticas institucionales, los objetivos, las metas y los recursos disponibles.

 

2.1  Distribución del Costo por Objetivo Operativo[7]

 

Para la integración POI-presupuesto, se procederá según acuerdo tomado por el señor Gerente General, en conjunto con el Gestor Regional, Gestor de Formación y Servicios Tecnológicos y el Gestor de Normalización y Servicios de Apoyo, en razón de considerar los objetivos operativos en la distribución de los recursos presupuestados en cada subpartida.

 

Por tanto, se deberá distribuir el monto presupuestario de cada subpartida entre los objetivos que así lo ameriten.  El costo estimado debe ser lo más ajustado posible a la realidad.

 

Es importante recordar que la vinculación del POI y el Presupuesto trasciende la fase de formulación, es decir continúa en las fases de ejecución presupuestaria, control y evaluación.  Asimismo, es insumo para la rendición de cuentas, en lo que se refiere al uso de los recursos, cumplimiento de objetivos y logro de los resultados esperados, de acuerdo con lo que plantea  la Ley General de Control Interno N° 8292 y su manual, así como la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131.  Esta última señala en el artículo 110 inciso j, la responsabilidad administrativa por el incumplimiento total y/o parcial gravemente injustificado, de las metas señaladas en los correspondientes proyectos, programas y presupuestos.

 

2.2  Justificación de Subpartidas

 

Como se ha indicado en años anteriores, conforme al mandato del Ministerio de Hacienda, es de carácter obligatorio justificar a nivel de subpartida el gasto en cada una de los objetivos operativos a las que se le asignó recursos.  Dichas justificaciones deben describir en forma clara ¿Para qué se necesitan los fondos presupuestarios?, ¿Por qué son importantes? y ¿Cuáles serían las consecuencias de no disponer de esos recursos?; además deben estar relacionadas directamente con el objeto del gasto propio de cada subpartida.  Por lo tanto; no es admisible la presentación de justificaciones idénticas para las diversas subpartidas presupuestadas.  Si una subpartida es necesaria para el logro de todas los objetivos operativos, la justificación deberá referirse a cada una de ellas, sin quitar mérito a ninguna.

 

Asimismo, las unidades presupuestarias deben hacer referencia a los programas o proyectos de gobierno que se atienden y ofrecer respuesta explícita en las justificaciones, a los mismos cuestionamientos planteados anteriormente.  Para tratar de dar cumplimiento a lo solicitado líneas arriba, algunas unidades han utilizado como práctica, colocar un párrafo genérico al final de las justificaciones como el siguiente: “... además se contemplan recursos para los programas de gobierno y los proyectos institucionales como lo son...”.  Sin embargo; dicha práctica no es aceptable, dado que no se evidencia la relación del gasto con la subpartida y con el programa de gobierno en particular.  En forma adicional, deben aportar el resumen de la información solicitada en el anexo 2. 

 

Por otra parte, de acuerdo con las instrucciones de la Contraloría General de la República, contenidas en la circular N° 8270, a la hora de realizar las justificaciones, se debe dar especial atención a las subpartidas que presentan algunas de las siguientes condiciones:

 

v   Variación en el monto presupuestado con relación al año anterior, mayor a la inflación.

 

v   Variación en el monto presupuestado con relación al año anterior, cuando el monto es significativamente menor.

 

v   Gastos que se presupuestan por primera vez.

 

v   Gastos relevantes para el cumplimiento de objetivos.

 

v   Partidas más significativas de la unidad, según monto.

 

Con mucha frecuencia se han omitido los aspectos antes señalados dentro de las justificaciones, por lo cual, ha sido necesario insistir con las unidades para que brinden la información correspondiente mediante el envío de oficios sobre la revisión de la solicitud de presupuesto.

 

Se recuerda a las unidades presupuestarias que las justificaciones, no deben ser, una trascripción del clasificador de egresos y que cuando corresponda, se debe hacer mención de la base legal o criterio jurídico que respalde la erogación.

 

Otro aspecto importante a recalcar, es que a pesar de los esfuerzos que se realizan en la ejecución del presupuesto y la obtención oportuna de los bienes y servicios; es común que existan compromisos que no son pagados a la fecha término, debido a situaciones diversas.  Esto ha sido previsto por los entes externos al señalar que, los gastos comprometidos deben considerarse automáticamente en el presupuesto del período siguiente.

 

Lo anterior obliga a las unidades presupuestarias a realizar un análisis, en coordinación con la Unidad de Recursos Materiales, sobre la posibilidad de que algunos bienes y servicios no sean recibidos y cancelados antes del 31 de diciembre 2008, a fin de efectuar la previsión presupuestaria en el presupuesto 2009, con una amplia justificación.  Esta situación podría presentarse en licitaciones tales como contratación de sistemas de información, servicios de investigación, construcciones y en general, en aquellas licitaciones que en años anteriores hayan sido  sujeto de apelación.

 

Las previsiones presupuestarias para el pago de compromisos, debe realizarse por el objeto de gasto correspondiente, y contemplar los tractos pendientes para la entrega del producto, brindando una exhaustiva explicación, indicando la licitación u orden de compra correspondiente.  Con todo ello, se podrá evidenciar ante el ente contralor que el instituto realizó las previsiones correspondientes.

 

Por último, se señala que la presupuestación y la disponibilidad de los recursos para la cancelación de los compromisos es responsabilidad de la unidad que los requiere.  Las unidades deben indicar a la Unidad de Recursos Materiales, sobre la previsión de los recursos y el monto considerado, para que en el momento en que el presupuesto sea aprobado, dicha unidad pueda realizar la apropiación correspondiente.

 

A continuación se señalan situaciones a considerar en la formulación de las justificaciones presupuestarias de la unidad:

 

v   No se debe justificar un objetivo operativo al que no se le asignan recursos, o en su defecto asignar recursos a un objetivo operativo sin contemplar la justificación del mismo.

 

v   Existen subpartidas que por su naturaleza afectan el logro de la totalidad de los objetivos operativos de una unidad, por lo tanto debería asignársele recursos a cada objetivo operativo y elaborar las justificaciones correspondientes.

 

v   La justificación realizada debe tener concordancia con el enunciado del objetivo operativo.

 

Por último, con el fin de evitar confusiones se les solicita indicar los nombres correctos (nombre oficial y vigente) de las unidades, centros de formación, proyectos y programas de gobierno. Asimismo se les solicita no utilizar siglas.

 

2.3  Clasificación del Objeto de Gasto

 

Para la tarea de clasificación del objeto del gasto, las unidades presupuestarias deben hacer una revisión exhaustiva del clasificador, y utilizar de manera complementaria el Diccionario de Imputaciones.  Ambos se encuentran disponibles en Intranet del INA^[8].  Asimismo, en el caso de los bienes incluidos en la partida 5, grupo 5.01, el SIFOPRE incorpora la codificación actualizada de los bienes y servicios contemplados en el SIREMA, elaborado por la Unidad de Recursos Materiales.  En caso de que algún bien por adquirir, no esté incorporado, se debe coordinar con el Proceso de Programación y Control de Operaciones de la Unidad de Recursos Materiales, para que éste sea quien indique el código del artículo y la subpartida en la cual debe presupuestarse; esto debe realizarse con suficiente antelación y presentando una descripción clara y detallada del bien por adquirir.

 

Es importante recalcar que la clasificación de bienes y servicios dentro de las subpartidas es responsabilidad de la unidad presupuestaria, por ello, toda clasificación incorrecta, deberá ser corregida por la misma, o en su defecto asumir las consecuencias correspondientes.

 

De igual manera, se debe prestar atención a la selección de los renglones de gasto incluidos dentro de cada subpartida, a fin de seleccionar el que más se ajuste al tipo de erogación que deba efectuar la unidad; por lo tanto se recomienda realizar consulta de todas las opciones disponibles en el SIFOPRE en cada una de las subpartidas de las partidas 1 y 2, antes de asignar los recursos (Ver anexo 3).

 

Es necesario mencionar que una clasificación incorrecta podría generar retrasos en el logro de los objetivos de la unidad, inconvenientes en la ejecución presupuestaria y acarrear consecuencias negativas en el accionar del instituto.  Entre otras cosas la Contraloría General de la República, podría:

 

v   No aprobar los gastos, si al momento del análisis presupuestario detecta este tipo de errores.

 

v   Obligar a realizar modificaciones para trasladar los montos que fueron mal ubicados, con el fin de poder realizar las adquisiciones correspondientes.  Además, se recuerda que la Contraloría General de la República, solicita las liquidaciones presupuestarias trimestrales, acompañadas por las modificaciones internas, para el análisis que le corresponde.  La existencia de una gran cantidad de cambios en el presupuesto, podría ser considerado por el ente contralor, como un indicador de falta o mala planificación, o en su defecto incumplimiento de las normas.

 

Por último, se recomienda a las unidades presupuestarias ser sumamente cuidadosas al presupuestar dentro de las subpartidas, el renglón “Otros”, ello en virtud de que con alguna frecuencia se incorporan recursos dentro de éste renglón para la adquisición de artículos que no se clasifican dentro de esa subpartida en particular; o bien se asignan altos montos en esta categoría, lo que podría llevar a pensar que se trata de una bolsa, de la cual, por alguna razón, no se quiere indicar en que se va a utilizar.  Asimismo, no es aceptable que en dicha categoría se incluyan bienes y servicios, para los cuales, no se hicieron las indagaciones correspondientes para su clasificación.  En todo caso si se utiliza  este renglón dentro de una subpartida, es necesario especificar dentro de la justificación correspondiente, el bien a adquirir y el uso que se le dará al mismo.

 

2.4  Aspectos a considerar al presupuestar bienes y servicios

 

En este apartado se recuerda a las unidades su responsabilidad por el uso racional y eficiente de los recursos, como se indica en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y la Ley de Control Interno. De igual manera, es necesario considerar las Políticas Institucionales.

 

En ocasiones dada la naturaleza del bien o servicio a adquirir, se hace difícil visualizar la importancia de la erogación presupuestada por la unidad, de cara al desarrollo de sus actividades, teniéndose a calificar como innecesaria, superflua o exagerada tal erogación.  Ejemplo de ello sería la presupuestación de egresos para la adquisición de electrodomésticos, cuya utilización no sea para uso didáctico. Lo anterior obliga a las unidades a brindar una amplia justificación donde se evidencie la importancia que dichos artículos tienen para el desempeño de la unidad.

 

Las unidades al presupuestar, deben verificar el inventario de  materiales disponibles en el almacén del instituto, a fin de utilizar los que esta dependencia puede proveerles.

 

Es conveniente, que las diferentes unidades consulten a la Unidad de Recursos Materiales, sobre las compras realizadas y las que se encuentran en proceso, para que no vuelvan a presupuestar bienes que ingresan en el ejercicio económico vigente.

 

Para evitar sobre o sub-presupuestación generada por la variación de precios en los bienes y servicios, es necesario investigar los precios que ofrece el mercado.

 

Se incorpora en este apartado los lineamientos definidos por la Comisión Gerencial de Informática, que deben ser considerados por las unidades presupuestarias o centros de costo en la programación de gastos de presupuesto 2009, en materia de Tecnologías de Información y  Comunicación.

 

v   Cada unidad presupuestaria debe garantizar que los programas y/o equipos con los que actualmente cuenta están siendo utilizados a su máxima capacidad, de manera que únicamente se incluya en el presupuesto la adquisición de aquellos que sean necesarios.  

 

v   En materia de Tecnologías de Información y Comunicación, TIC’s, debe darse prioridad a:

 

Equipos y software destinado al uso de los participantes en los servicios de capacitación y formación profesional.

 

Equipos e infraestructura de interconexión a la red institucional.

 

Equipos e infraestructura para la implementación de las Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información.

 

Equipos e infraestructura para el apoyo y cumplimiento de lo establecido en los objetivos del Proyecto PETIC.

 

v   Todos los elementos periféricos (impresoras, grabadores de CD’s, scanners, entre otros) que se presupuesten y adquieran, deberán ser de uso común a diferentes usuarios dentro de una misma Unidad o Núcleo siempre y cuando las condiciones de infraestructura física lo permitan, y deberán tomarse en cuenta los ya existentes, de tal forma que puedan compartirse maximizando así el uso de estos recursos informáticos.

 

v   Es responsabilidad de las unidades presupuestarias tener una clara definición de los programas (software), equipos de cómputo y de comunicación que se precise adquirir, así como un conocimiento de los costos y proveedores de los mismos. 

 

v   Es responsabilidad de las unidades presupuestarias tomar las consideraciones correspondientes (siempre y cuando sea efectivamente requerido) a fin de sustituir equipos de cómputo o de comunicaciones, así como programas y/o licencias de software cuando éstos presenten condiciones de obsolescencia, un avanzado grado en la vida útil del bien o que éstos hayan perdido su utilidad en razón del avance tecnológico.

 

v   Es responsabilidad del Encargado de Unidad presupuestaria gestionar el trámite de compra respectivo en el momento que corresponda según los requisitos y plazos que establezca la Unidad de Recursos Materiales.

 

v   Para aquellos equipos cuya presupuestación debe realizarse en la subpartidas 5.01.03 “Equipo de Comunicación” y 5.01.05 “Equipos y Programas de Cómputo”, la Unidad de Servicios de Informática y Telemática fija la lista de equipos normalizados, a nivel institucional, para ser adquiridos en el período 2009 conforme se establece en apartado 3.5.1, salvo las excepciones allí citadas.  Si algún centro de costo requiere  la compra de equipo, no incluido en dicha lista, debe solicitar por escrito a dicha unidad, el aval técnico  correspondiente, con la debida justificación.  La misma debe  estar aprobada por el Gestor correspondiente e incluir los siguientes criterios:

 

-         Si los bienes a presupuestar son para uso en la docencia o para subsanar otras labores de la Unidad o Núcleo.

 

-         Si los bienes a presupuestar son para sustituir activos viejos u obsoletos o para ampliar la cantidad de que se dispone actualmente.

 

-         En qué se van a utilizar los nuevos bienes y los beneficios que se obtendrán.

 

-         Si cuenta con las condiciones e infraestructura para la adecuada instalación de los equipos, programas o licencias y si el personal disponible estará calificado para operar los mismos.

 

-         Incluir al menos dos proformas y documentación técnica que garantice tanto el presupuesto como la disponibilidad de empresas que provean los equipos, programas o licencias en el mercado nacional.  

 

-         Contar con la aprobación dada por cada Gestor.  Esta aprobación obedece a criterios de viabilidad y conveniencia para la institución y no específicamente a los aspectos técnicos definidos por los centros de costo solicitantes.

 

v   Finalmente, se ha definido el estándar mínimo de uso de microcomputadoras de escritorio para el año 2009, el cual corresponde a equipos con Procesador Pentium IV, con mínimo 1 GB de memoria RAM y Sistema Operativo Windows 2000; de manera que aquellas dependencias que cuenten con microcomputadoras con características inferiores a las indicadas anteriormente y que no estén en uso, deben ser excluidas del inventario a la brevedad posible, siguiendo el procedimiento normal de exclusión de bienes.  Sin embargo, es importante acotar que si una dependencia tiene computadores con Procesador Pentium IV con menos de 1 GB de memoria RAM deberá tomar las consideraciones para ampliar la memoria al menos a 1 GB indicado.

 

v   Asimismo, aquellas dependencias que cuenten con equipos de cómputo que estén en uso y que no cumplen con el estándar mínimo señalado, deben considerar que para el año 2009, éstos deben ser excluidos del inventario, a excepción de que se pueda ampliar su memoria (solo para los Pentium IV con menos de 1 GB); para lo cual también deben considerar en el presupuesto 2009 la sustitución de los mismos, siempre y cuando se justifique que éstos son requeridos para el buen desempeño de la dependencia.

 

v   Es responsabilidad de cada jefatura hacer cumplir lo estipulado en torno al estándar mínimo de uso.  Asimismo, en el año 2009 no se autorizarán ni mejoras ni reparaciones sobre equipos que estén bajo el estándar mínimo establecido, a excepción de la ampliación de memoria  para equipos con procesador Pentium IV.

 

 

 

2.5  Requerimientos de información referente a la presupuestación de bienes y servicios relacionados con algunas leyes.

 

Las unidades deben incluir dentro de las justificaciones que correspondan, información especial referente al cumplimiento de ciertas leyes, lo cual debe especificarse en los documentos presupuestarios. Las solicitudes de presupuesto que no contengan dicha información serán devueltas y se le comunicará a las autoridades correspondientes sobre el incumplimiento.  A continuación se indican las características necesarias de la información solicitada por el ente contralor, de acuerdo con cada ley:

 

v   Ley 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas Discapacitadas”.

 

Cuando las unidades presupuesten recursos en las diferentes subpartidas para realizar actividades dirigidas al cumplimiento de esta ley, deben, en las justificaciones correspondientes, especificar los bienes y servicios por adquirir, evidenciando su relación con la población con discapacidad o necesidades educativas especiales.  Por ejemplo: la subpartida: 1.08.01 Mantenimiento de Edificios, Locales y Terrenos, en la cual se podría estar previendo barandas, rampas, u otros; en la 1.03.03 Impresión Encuadernación y Otros, en la que se podría prever la reproducción de material didáctico especial; así como en la partida de Bienes Duraderos donde se considere la adquisición de determinados equipos con características especiales; entre otros.

 

Asimismo, con el propósito de brindar a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria la información requerida; se debe adjuntar a la solicitud de presupuesto, la información señalada en el anexo 4, respetando el formato establecido. En el mismo es preciso indicar las subpartidas que incluyen recursos para tal fin, monto asignado por subpartida, tipo de bien o servicio por adquirir y el uso al que se destinará.  En el caso de las unidades regionales, dicha información corresponderá al resumen de todas las unidades adscritas a la regional; no obstante, en la columna denominada “Descripción del uso que se le dará al bien o servicio” se deberá especificar el Centro de Formación que utilizará dichos recursos.

 

Aquellas unidades que no presupuesten recursos relacionados con el cumplimiento de la Ley en mención, deberán indicarlo mediante oficio en su solicitud de presupuesto.

 

v   Ley Nacional  de  Emergencias y Prevención del Riesgo N° 8488

 

En su artículo 45 establece lo siguiente: “Todas las instituciones y empresas públicas del estado y los gobiernos locales incluirán, en sus presupuestos, una partida presupuestaria destinada a desarrollar acciones de prevención y preparativos para situaciones de emergencia en áreas de su competencia...”.  Las unidades presupuestarias deben prever los recursos pertinentes para la atención de los planes de emergencia a ejecutar por parte de los Comités de Emergencias de la Sede Central y Sedes Desconcentradas.

 

En cada una de las subpartidas, en las cuales, se incluyen recursos para este fin, se debe indicar en la justificación: cuáles artículos se consideran con este propósito y el monto correspondiente. Por ejemplo: extintores, rótulos de señalización de salidas de emergencia, detectores de humo, lámparas de emergencia, camillas, equipos de seguridad y demás materiales que ayuden a minimizar o combatir una eventual emergencia o se requieran para capacitar a las brigadas de los diferentes Comités de Emergencias en materia de preparación ante desastres, primeros auxilios y uso de equipos de extinción de incendios. Es importante tener en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las brigadas (primeros auxilios, incendios y de evacuación y rescate) que han sido nombradas según el plan de emergencia de cada zona.

 

Es necesario contar con la información respectiva, dado que la Contraloría General de la República fiscaliza que estas asignaciones presupuestarias sean incorporadas en el presupuesto ordinario.

 

Asimismo, corresponde a la Gerencia, incluir en el presupuesto lo que concierne al artículo 46 de esta misma Ley, “Transferencia de recursos institucionales”, en el cual se establece: “Todas las instituciones de la Administración Central, la Administración Pública Descentralizada y las empresas públicas, girarán a la Comisión un tres por ciento (3%) de las ganancias y del superávit presupuestario acumulado, libre y total, que cada una de ellas reporte, el cual será depositado en el Fondo Nacional de Emergencias, para el financiamiento del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo.

 

Para aplicar esta disposición el hecho generador será la producción de superávit presupuestario originado durante todo el período fiscal o las utilidades, según corresponda, generadas en el período económico respectivo.”   

 

v   Ley 8634 “Sistema de Banca para el Desarrollo”

 

Esta Ley fue publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 87, del 7 de mayo de 2008.  En el capítulo VIII, artículo 56 de dicha ley, se deroga el primer párrafo del artículo 4 de la Ley Nº 7742 “Creación del Programa de Reconversión Productiva del Sector Agropecuario” y se establece en el artículo 40 – Colaboradores del Sistema de Banca para el Desarrollo lo siguiente: “Como colaboradores del SBD, se determinará al Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), Institución que para este fin deberá incluir dentro de sus programas actividades de capacitación y apoyo empresarial para los proyectos financiados por el SBD.  Para esto, deberá destinar una suma mínima del quince por ciento (15%) de sus presupuestos ordinarios y extraordinarios.  Estos programas se ejecutarán en coordinación con el Consejo Rector.”

 

Se ha efectuado consulta a la Gerencia General solicitando directrices en relación a la forma  como se procederá a  recabar la información necesaria para conformar el apartado correspondiente dentro del documento “Presupuesto Ordinario 2009” que se remitirá a los entes contralores. Una vez que, las autoridades superiores definan cuales serán las unidades responsables de dar cumplimiento a dicha Ley  se les comunicará oficialmente, a fin de que se remita la información correspondiente en las solicitudes de presupuesto.

 

Salvo que existan nuevas directrices, las unidades presupuestarias definidas por las autoridades superiores, deberán adjuntar a la solicitud de presupuesto un cuadro, siguiendo el formato del anexo 5, donde se indique para cada objetivo operativo, el monto asignado al cumplimiento de dicha ley, los productos esperados, la cantidad y la descripción de los mismos.  En el caso de las unidades regionales, dicha información corresponderá al conjunto de productos a desarrollar por todas las unidades adscritas a la regional. No obstante, deberán especificar el Centro de Formación que ejecutará dichas actividades.

 

La presentación de esta información es obligatoria por mandato del ente contralor.

 

2.6  Información Referida a Programas de Gobierno y Proyectos de Interés Institucional.

 

Las unidades de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, la Gestión Regional y la Gestión Compartida, que les corresponda atender los programas de interés gubernamental, deben prever el contenido presupuestario que permita una ejecución satisfactoria de estos programas y reflejarlo en las justificaciones presupuestarias. 

 

Igual condición debe cumplirse para los proyectos de transferencia tecnológica, que correspondan a compromisos establecidos en el seno de los Comités de Enlace y para aquellos que las autoridades superiores hayan definido como prioritarios.

 

 

 

2.7  Aspectos a considerar producto de la aplicación de la Ley de Control Interno.

 

De conformidad con el artículo 17, inciso c, de la Ley de Control Interno N° 8292, se debe tener presente en el proceso de planificación-presupuesto los resultados de la autoevaluación anual del sistema de control interno. Asimismo, debe considerar aquellos resultados producto de las evaluaciones realizadas tanto por la propia institución como por las instituciones de control y fiscalización que correspondan.

 

III.  LINEAMIENTOS PARA LA PRESUPUESTACIÓN DE ALGUNAS SUBPARTIDAS

 

 

3.1  Partida 0 Remuneraciones

 

Los montos de esta partida serán suministrados por la Unidad de Recursos Humanos siendo responsabilidad de cada unidad presupuestaria su distribución según corresponda. Es importante, recordar que los montos asignados a las subpartidas concernientes a cargas sociales, deben ser proporcionales y congruentes con la distribución realizada de las subpartidas de retribuciones al personal, entre ellas: 0.01.01 Sueldos para Cargos Fijos, 0.01.02 Servicios Especiales, 0.03.01 Retribución por Años Servidos, 0.03.02 Restricción al Ejercicio Liberal de la Profesión, 0.03.04 Salario Escolar, Otros Incentivos Salariales, entre otras.

 

Cada unidad presupuestaria debe disponer de una relación de puestos actualizada la cual debe ser proporcionada por la Unidad de Recursos Humanos. La misma dispondrá de información como:

 

v   Clase de puestos incluidos dentro del Régimen de Servicio Civil o número de puesto en caso de Servicios Especiales.

 

v   Nombre del puesto.

 

v   Salario base.

 

v   Complemento salarial.

 

v   Número de anualidades.

 

v   Otros incentivos tales como:

-      Dedicación exclusiva.

-      Grado profesional.

 

Las unidades que requieran el pago de Zonaje^[9] para sus funcionarios, deben coordinar con la Unidad de Recursos Humanos para que incluya en la partida 0 (subpartida 0.03.99 “Otros Incentivos Salariales”), lo correspondiente a cada unidad.  El detalle de personas que pueden devengar este pago, lo determinan las unidades presupuestarias y, el monto que se refleje en el presupuesto del 2009 será responsabilidad de cada una de ellas.

 

Las subpartidas 0.01.05 “Suplencias”, 0.02.01 “Tiempo Extraordinario” y 0.02.04 “Compensación de Vacaciones” se concentran en el presupuesto de la Unidad de Recursos Humanos, por tanto, sólo ésta podrá presupuestar la misma.  En razón de lo anterior, deberán coordinar con esta unidad lo correspondiente. 

 

3.2  Partida 1 Servicios

 

Dentro de ésta se encuentran algunas subpartidas que están parcialmente concentradas, es decir, su presupuestación es competencia solo de algunas unidades, o bien, existen algunos renglones de gasto que son administrados por una unidad en particular.  Ello debido a procedimientos y directrices institucionales y a la existencia de algunas normas de control. 

 

 

 

 

 

 

 

3.2.1      Subpartidas Concentradas 

 

Grupo 1.02 Servicios Básicos

 

 

Subpartida		Unidades autorizadas
Subpartida 1.02.01 Servicio de Agua y Alcantarillado. Subpartida 1.02.02 Servicio de Energía Eléctrica. Subpartida 1.02.03 Servicio de Correo. Subpartida 1.02.04 Servicio de Telecomunicaciones. Subpartida 1.02.99 Otros   Servicios Básicos.		Unidades que cuentan con instalaciones fuera de la Sede Central.   La Unidad de Recursos Materiales: presupuesta estas subpartidas para todas las unidades que se localizan en la sede central.   La Unidad de Servicios de Informática y Telemática presupuesta lo correspondiente al acceso a la red Internet y los enlaces de transmisión de datos y correo electrónico de la red institucional   El servicio de cables, radiogramas y llamadas internacionales solo puede ser presupuestado por la Presidencia Ejecutiva y Gerencia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Grupo 1.03 Servicios Comerciales y Financieros

 

Subpartida		Unidades autorizadas
Subpartida 1.03.01   Información     Subpartida 1.03.02 Publicidad y Propaganda		Presidencia Ejecutiva Gerencia Asesoría de Comunicación Institucional Unidades de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos Unidades de la Gestión Regional

 

Las unidades no autorizadas para presupuestar recursos mediante estas subpartidas, deberán coordinar con la Unidad de Asesoría de Comunicación Institucional cuando requieran servicios de publicación, a fin de considerar las necesidades dentro del presupuesto de la unidad antes indicada.

 

De acuerdo con la Ley Nº 4325 a las instituciones públicas les corresponde patrocinar programas o cuñas de producción nacional.  El artículo 1 de la citada ley indica:

 

“Las instituciones autónomas y semiautónomas del Estado; el Gobierno de la República y todas las entidades que reciban subvención del Estado, deberán dedicar sus presupuestos de publicidad e información por la televisión y la radio al patrocinio de programas vivos, grabados o filmados, artísticos, culturales o informativos de producción nacional, excepto las sumas que se requieran para “cuñas” o avisos, sin que éstas puedan exceder del 70% de dicho presupuesto de publicidad para la televisión o radio.”[10]

 

Con base en el clasificador vigente, el 30% de  los recursos se deben reservar en las dos subpartidas señaladas anteriormente, específicamente en los renglones donde se prevén gastos por el pago de servicios mediante la utilización de radio y televisión. 

 

Los patrocinios son tramitados por la Asesoría de Comunicación y el control del gasto es efectuado por la Unidad de Recursos Financieros.  A la Contraloría General de la República le corresponde vigilar el cumplimiento de esta ley y paralizar, en caso de infracción, la ejecución del presupuesto de la institución, en lo que se refiere a publicidad o información.

 

 

Grupo 1.04 Servicios de Gestión y Apoyo

 

Subpartida		Unidades autorizadas
Subpartida 1.04.01 Servicios Médicos y de Laboratorio		Unidad de Recursos Humanos   Unidades de la  Gestión Regional

 

 

Grupo 1.05 Gastos de Viaje y Transporte

 

Subpartida		Unidades autorizadas
Subpartida 1.05.03 Transporte en el Exterior   Subpartida 1.05.04 Viáticos al Exterior		Presidencia Ejecutiva Junta Directiva Gerencia

 

 

Cabe aclarar que los gastos referidos al transporte o flete de equipo que adquiere el instituto desde el exterior, se deben incluir en la Partida 5: “Bienes Duraderos” en las subpartidas correspondientes.

 

Grupo 1.06 Seguros, Reaseguros y Otras Obligaciones

 

0Subpartida		Unidades autorizadas
Subpartida  1.06.01  Seguros Subpartida  1.06.02  Reaseguros Subpartida 1.06.03 Obligaciones por Contratos de Seguros		Unidad de Recursos Materiales

 

Grupo 1.07 Capacitación y Protocolo

 

Subpartida		Unidad autorizada
Subpartida 1.07.01 Actividades de Capacitación               Subpartida 1.07.02 Actividades Protocolarias y Sociales		Unidad de Recursos Humanos   Auditoria, cuando así lo requiera     Junta Directiva Presidencia Ejecutiva Gerencia Asesoría de Comunicación Recursos Humanos Unidades de la Gestión Tecnológica Asesoría de Cooperación Externa Unidades de la Gestión Regional

 

Los gastos a considerar dentro de la subpartida 1.07.01, deben estar asociados a una actividad de capacitación programada por la institución (congresos, seminarios, simposios, charlas y otros afines). No se considera como actividades de capacitación, las que corresponden a la operatividad normal de la institución, por ejemplo la educación técnica, en cuyo caso los gastos se registran en las diferentes subpartidas según el objeto del gasto.

 

En ésta subpartida se incluyen los servicios inherentes a la organización y participación de los funcionarios en eventos de formación; no se consideran las becas, las cuales se clasifican en la subpartida 6.02.01 Becas a Funcionarios.

 

Incluye la contratación de instructores, personal de apoyo, salas de instrucción, materiales, alimentación; entre otros.

 

En relación con la subpartida 1.07.02, es importante señalar que los gastos de alimentación de los miembros de la Junta Directiva del INA deben regirse por el “Reglamento para el Control y Supervisión de los Gastos de Alimentación de la Junta Directiva”^[11].  Lo anterior con base en lo establecido por la Contraloría General de la República en el punto 2, inciso k  del “Informe sobre los Resultados del Estudio de Presupuesto Ordinario del Instituto Nacional de Aprendizaje para el año 2007”^[12].  Dicho informe señala la necesidad de que los gastos de alimentación para atender a los directores, a los invitados y a otras personas externas relacionadas con las actividades que desarrolla el INA deben contar con normativa interna que los regule, la que deberá ser remitida junto con los documentos presupuestarios que incluya recursos de esta naturaleza.

 

 

3.2.2     Subpartidas no Concentradas

 

Las subpartidas que a continuación se presentan pueden ser presupuestadas por todas las unidades, sin embargo, es importante destacar algunos aspectos que deben considerarse en la presupuestación de las mismas.

 

 

 

Grupo 1.04 Servicios de Gestión y Apoyo

 

En las subpartidas pertenecientes a este grupo se presupuesta la contratación de diversos servicios, según su naturaleza. Las unidades deben considerar la normativa existente para este tipo de contratación y estar seguros de que el objeto de gasto corresponde exactamente a la subpartida seleccionada.  Para ello deben considerar lo establecido en el “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público”.

Algunos de los servicios que se incluyen en este grupo presupuestario son: contratación de servicios de capacitación y formación profesional, contrataciones llave en mano, contratación de estudios, asesorías, investigaciones relacionadas con los servicios de capacitación y formación profesional (actualización de programas, diseño curricular, perfiles ocupacionales, proyectos de transferencia tecnológica), contratación de servicios profesionales para realizar: auditorias, supervisión de obras civiles, estudios de impacto ambiental; entre otros.

 

Tal y como lo ha expresado la Contraloría General de la República en diversas ocasiones, la contratación administrativa de servicios, por su naturaleza y fines, debe darse sobre un objeto que no implique relación de subordinación jurídica laboral.

 

Se debe dar especial atención a la presupuestación de estas subpartidas; es necesario brindar una justificación exhaustiva, mencionando la importancia que revisten los estudios, proyectos e investigaciones para la institución e indicando aquellos que se programa realizar, los cuales deberán estar en concordancia con lo establecido en el POI.

 

Por otra parte, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, ha solicitado información referente a los “Servicios de Gestión y Apoyo”, en relación con  la  cantidad estimada, el tipo de personal a contratar y su correspondiente costo, consistente con el monto presupuestado.  Por tal razón, es necesario que las unidades presupuestarias al momento de digitar la información en el SIFOPRE, en las subpartidas del grupo 1.04: “Servicios de Gestión y Apoyo”, procedan a asignar en el campo correspondiente a “cantidad” el número estimado de servicios a contratar y en el denominado “valor” el costo promedio. 

 

Subpartida 1.04.05 Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos.

 

Cada centro de costo debe prever en su presupuesto los recursos económicos para la contratación de servicios para el desarrollo de nuevos sistemas de información institucionales (también conocido como “software a la medida”).  Para ello deben coordinar con la Unidad de Servicios de Informática y Telemática con la suficiente antelación para realizar el Estudio Preliminar y el Estudio de Factibilidad correspondiente (la realización de estos estudios comprende un período de al menos 30 días hábiles, o más dependiendo de la complejidad del sistema a desarrollar), de acuerdo con lo establecido por esta dependencia.

 

Si algún Núcleo Tecnológico prevé contratar el desarrollo de módulos para la Formación Virtual deberá contar con el aval técnico dado por la Unidad de Tecnologías para la Formación (UTEFOR), para lo cual deberá presentar la correspondiente justificación.  Dicha Unidad les hará saber oportunamente los aspectos a considerar en la justificación para la obtención del aval técnico.

 

Subpartida 1.04.06 Servicios Generales.

 

Con respecto a esta subpartida, se incluye dentro de la misma lo correspondiente a la contratación de servicios de aseo y vigilancia, la confección y reparación de vestuarios y los servicios de lavandería. Las contrataciones deben realizarse de acuerdo con los reglamentos y normativas vigentes.

 

Subpartida 1.04.99 Otros Servicios de Gestión y Apoyo

 

Esta subpartida es relevante debido a que está relacionada directamente con la labor sustantiva de la institución. Mediante ésta se contratan los servicios de capacitación y formación profesional y las contrataciones Llave en Mano.

 

A continuación se detallan los lineamientos contenidos en el oficio GC-013-2008. 

 

v Las Unidades Regionales deberán presupuestar el monto correspondiente a las contrataciones directas que se realizan en el marco del Programa INA Después de las 4.

 

v Las Unidades Regionales serán las responsables de realizar las contrataciones directas según lo establecido en los artículos 14 (compras directas con entes de derecho público) y 15 (compras directas con entes de derecho privado) del Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

 

v   La Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, solamente presupuestará lo correspondiente a las contrataciones Llave en Mano concursadas, tanto para trámites nuevos como para compromisos pendientes del período anterior.

 

v   La Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, será la responsable de realizar los trámites de contratación de los servicios de capacitación contratados bajo la modalidad Llave en Mano concursados.

 

v   La Unidad de Contratación de Servicios como administradora del Sistema de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional a nivel institucional, será la responsable de suministrar a las Unidades Regionales los requerimientos de orden técnico, administrativo y legal (pliego de condiciones) para los diversos tipos de contratación directa establecidos en el Capítulo III “Contrataciones Excluidas del Procedimiento de Contratación” del Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

 

v   La Unidad de Contratación de Servicios como administradora del Sistema de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional a nivel institucional, será la responsable de elaborar y suministrar a las Unidades Regionales y otras instancias institucionales, los costos de cada servicio a contratar tanto para los procedimientos concursados como para las compras directas.

 

Debido a que esta subpartida concentra una parte considerable de los recursos presupuestarios a nivel institucional, es necesario darle la importancia debida a su justificación, se recomienda considerar dentro de la misma la cantidad de servicios a contratar así como el costo estimado de los mismos y referirse a los servicios de capacitación que se realizarán, o en su defecto, los subsectores que se atenderán.

 

 

Grupo 1.08 Mantenimiento y Reparación

 

Subpartida 1.08.01 Mantenimiento de Edificios, Locales y Terrenos.

Subpartida 1.08.02 Mantenimiento de Vías de Comunicación.

Subpartida 1.08.03 Mantenimiento de Instalación y Otras Obras.

 

Los egresos en estas subpartidas, tienen como finalidad la conservación, el mantenimiento preventivo, habitual y la reparación de locales u obras de diversa índole, que en ningún caso, constituyan una adición al valor original del activo, es decir, se trata de la conservación del activo en condiciones normales de servicio, por lo tanto cumplen   con las siguientes características:

 

v   No implican mejoras o adiciones de carácter permanente al activo.

 

v   No implican un incremento en el período de contabilización de la vida útil del activo.

 

v   Son habituales, esperados y necesarios.

 

v   No incrementa el valor del activo.

 

v   Se realizan con el objetivo de permitir el normal funcionamiento de los bienes duraderos o de capital.

 

v   Por definición técnica, son indispensables para los bienes duraderos.

 

La contratación de servicios que impliquen una adición o mejora de las obras, es decir que aumenten la eficiencia o prolonguen su vida útil corresponden a la Partida 5 “Bienes Duraderos”.

 

Por lo expuesto anteriormente, es necesario brindar especial atención a la clasificación del gasto, debido a que algunas obras, por su naturaleza o costo, se prestan a confusión, dificultando su clasificación como inversión o gasto corriente. En este sentido es necesario considerar lo establecido en la “Guía para la Clasificación de Proyectos en Obras de Mantenimiento y de Inversión”^, elaborada por la Comisión de Obras del Instituto, donde se actualiza el monto límite para proyectos en obras de mantenimiento e inversión[13]. (Ver anexo 6).

 

Cabe destacar que una clasificación errónea puede tener consecuencias en el registro contable de los bienes materiales y puede provocar el incumplimiento de la normativa existente dictada por la Contraloría General de la República, la Autoridad Presupuestaria, el Ministerio de Planificación y Política Económica y el propio Instituto.

 

Por otra parte, si se contemplan erogaciones en virtud del cumplimiento de la Ley N° 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas Discapacitadas”, debe hacerse referencia en las justificaciones, a la obra a la cual se le dará mantenimiento y su costo estimado.  Específicamente, en  lo que se refiere a la accesibilidad de los servicios, el instituto debe proceder de conformidad con las normas y especificaciones definidas en el Titulo II Capítulo IV de la Ley y el Título II, Capítulo IV del Reglamento de la misma, en lo relativo a acceso al espacio físico.

 

Debe recordarse que la Ley Nº 7600 procura asegurar el principio de accesibilidad, que se define como “la ausencia de restricciones para que todas las personas puedan movilizarse libremente en el entorno, hacer uso de todos los servicios requeridos y disponer de todos los recursos, garantizando su seguridad, su movilidad y su comunicación”.

 

En esta materia, será prioridad asegurar el acceso de entrada y salida a los edificios (rampas, colocación de barandas, elevadores, itinerarios alternativos), acceso a aulas, talleres y laboratorios, disposición de mobiliario accesible, señalización, definición de parqueo prioritario para personas con discapacidad y disposición de servicios sanitarios accesibles; además, de eliminar obstáculos y objetos inadecuadamente colocados y revisar los itinerarios de paso.

 

Es importante recordar que en mayo del 2006 venció el plazo para el  cumplimiento de condiciones o accesibilidad en instalaciones de instituciones, que implique concurrencia o atención del público, de acuerdo con lo  estipulado en el Título V, Capítulo IV, Transitorios II y V  de la Ley Nº 7600.

 

Asimismo; corresponde considerar en las subpartidas 1.08.01 y 1.08.03 lo referente a la Ley Nº 7555 “Patrimonio Histórico- Arquitectónico de Costa Rica”, e indicar en la justificación  las tareas de mantenimiento a realizar y los montos asignados con este propósito.  Ello, permitirá presentar a los entes externos evidencias de que en la formulación se prevén los recursos necesarios para el cumplimiento de la citada  ley.

 

Otro aspecto importante de mencionar con respecto a la subpartida 1.08.01, es que dentro de ésta debe considerarse el mantenimiento y reparación de los sistemas que han sido incorporados en los edificios desde su diseño y que por lo tanto no cuentan con una identificación patrimonial individual.  Como ejemplo tenemos sistemas de aire acondicionado, sistemas eléctricos, puertas automáticas y controles de ingreso.  Debe quedar claro sin embargo, que los recursos para el mantenimiento de los equipos adquiridos mediante la subpartida 5.01.04 “Equipo y Mobiliario de Oficina”, que tienen sus respectivas placas de activo, deben preverse dentro de la subpartida 1.08.07.

 

Por último, es necesario destacar que en la subpartida 1.08.01 se incluyen los servicios de ampliación y mantenimiento a la red de datos y la red telefónica institucional.  Para ello las unidades ubicadas en la Sede Central deberán solicitar a la USIT, sus requerimientos en lo que respecta a nuevos accesos y/o mejoras, tanto a la red de datos como a la red telefónica; con el propósito de que ésta unidad pueda incluir en su presupuesto los recursos económicos para atender dichos requerimientos.  Las demás dependencias del INA, deberán prever en sus presupuestos los recursos económicos necesarios para atender sus necesidades en este aspecto. La USIT le brindará el apoyo técnico en la definición de los requerimientos.

 

Subpartida 1.08.06 Mantenimiento y Reparación de Equipo de Comunicación.

 

La Unidad de Servicios de Informática y Telemática será la responsable de los siguientes servicios:

 

v   Mantenimiento y reparación de equipo telefónico, centrales telefónicas, todo tipo de teléfonos y de faxes de todas las unidades presupuestarias del INA.

v   El mantenimiento y reparación de los teléfonos celulares se rige por lo establecido en el Reglamento correspondiente.^[14]

 

Subpartida 1.08.08 Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de Información.

 

Cada centro de costo debe incluir en su presupuesto lo relativo al mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de cómputo asignados a su dependencia.

En el caso del mantenimiento de los sistemas de información institucionales, éste será realizado por la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, razón por la cual no se debe presupuestar ningún monto para estos servicios.  Sin embargo, si alguna unidad presupuestaria requiere realizar cambios significativos en el sistema de información que administra debe coordinar con la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, con la suficiente antelación para realizar el Estudio Preliminar correspondiente y determinar formalmente si se requiere o no, incluir recurso económico en el presupuesto del centro de costo solicitante. La realización del  Estudio Preliminar comprende un período de al menos 20 días hábiles, o más, dependiendo de la complejidad del mantenimiento solicitado.

 

3.3  Partida 2  Materiales y Suministros

 

Para la presupuestación de esta partida, no se presentan restricciones.  Sin embargo, las justificaciones deben cumplir con los mismos requisitos solicitados anteriormente.  A continuación se presentan algunas indicaciones para ciertas subpartidas.

 

Grupo 2.02 Alimentos y Productos Agropecuarios

 

Subpartida 2.02.03 Alimentos y Bebidas

 

De acuerdo con la indicación del clasificador, no se puede presupuestar en esta subpartida productos para reuniones, recepciones, etc.  Lo indicado corresponde a la subpartida 1.07.02 Actividades Protocolarias y Sociales.

 

Grupo 2.04: Herramientas, Repuestos y Accesorios

 

Subpartida 2.04.01 Herramientas e Instrumentos

 

De acuerdo con las “Normas y Criterios Operativos para la utilización de los Clasificadores Presupuestarios del Sector Público”, las herramientas e instrumentos a presupuestar en esta subpartida son aquellos no capitalizables, son generalmente  manuales, su período de utilización se estima inferior a un año, su desgaste es rápido y por su tamaño son susceptibles de pérdida o hurto y como tal, deben ser reemplazadas.  Están sujetas a inventario y su costo es relativamente bajo.

 

Subpartida  2.04.02 Repuestos y Accesorios

 

Dentro de esta subpartida se concentran los gastos por concepto de compra de partes y accesorios que se usan en el mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo, siempre y cuando los repuestos y accesorios no incrementen la vida útil de éstos.

 

Con respecto a las partes o accesorios que conforman los equipos de cómputo, tales como teclados, mouses, monitores, discos duros, módulos de memoria RAM, unidades de lectura y/o grabación de CD y DVD, unidades de disquete, fuente interna de poder del equipo (no se refiere a UPS´s), tarjetas de video y de sonido, es criterio de la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda[15], que los mismos deben clasificarse como equipo en la subpartida 5.01.05 Equipo y Programas de Cómputo; por cuanto los mismos forman parte del costo total del equipo, los cuales tienen una vida útil superior a un año, están sujetos a depreciación y generalmente aumentan el valor y el uso del bien.

 

Se mantienen dentro de esta subpartida como repuestos “consumibles”, los siguientes: batería para equipos portátiles, batería intercambiable UPS, lámpara de proyector multimedia, kit de repuesto para impresora láser o fax (fusor, banda de transferencia, tambor o drum) y regletas protectoras de picos de voltaje, entre otros.

 

En caso de existir dudas con respecto a la clasificación de un artículo, es conveniente realizar consulta al Proceso de Programación y Control de Operaciones de la Unidad de Recursos Materiales.

 

 

 

 

 

Grupo 2.99: Útiles, Materiales y Suministros Diversos

 

Subpartida 2.99.01 Útiles y Materiales de Oficina y Cómputo

 

Según el “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público” dentro de esta subpartida se considera, entre otras cosas, la adquisición de discos compactos y otros artículos de respaldo magnético. La Subgerencia Administrativa estableció, para la adquisición de discos compactos educacionales, una serie de lineamientos[16] que rigen a partir del 1 de junio del 2007, los cuales se transcriben a continuación:

 

Los discos compactos que por su costo bajo, su vida útil corta, que contengan información que no consista en un software y que se encuentren ligados a una lista de recursos didácticos, deberán ser codificados como material educativo asociado a la cuenta de materiales.

 

Un ejemplo de este tipo de bienes son los utilizados en los servicios de capacitación y formación profesional de buceo por cuanto los estudiantes necesitan información visual y oral para efectuar las prácticas.

 

v   Para estos discos compactos considerados como materiales, las unidades solicitantes deberán realizar el proceso presupuestario y la compra de los mismos como corresponda.

 

v   Tanto en el caso de los discos compactos considerados como materiales, como en los discos compactos considerados como equipo, las unidades técnicas especializadas serán las encargadas de realizar la apertura de los códigos.  Los núcleos de formación y servicios técnicos deberán incorporar los nuevos materiales en la lista de recursos didácticos del respectivo módulo.

 

 

 

 

Subpartida 2.99.03 Productos de Papel, Cartón e Impresos

 

Dentro de esta subpartida se considera, según el “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público” la adquisición de libros, textos de enseñanza y guías de estudio que por su costo relativo y vida útil no son capitalizables.  Con respecto a lo anterior es preciso puntualizar los lineamientos para la clasificación de libros dados por la Subgerencia Administrativa mediante oficio SGA-531-2007. Dichos lineamientos se presentan a continuación:

 

v   Los libros, revistas, textos de enseñanza y guías de estudio que por su costo bajo, vida útil corta y que fundamentalmente sean utilizados como material práctico de capacitación para el estudiante, deberán ser codificados como material educativo asociado a la cuenta de materiales.

 

Un ejemplo de este tipo de bienes lo constituyen los libros de práctica denominados “Workbooks” utilizados en los servicios de capacitación y formación profesional de inglés por cuanto los estudiantes necesitan escribir y requieren realizar prácticas en los mismos.

 

v   Los libros, revistas, textos de enseñanza y guías de estudio que por su costo elevado, vida útil larga y que fundamentalmente sean utilizados para consulta, serán considerados libros capitalizables y deberán ser codificados como equipo en la subpartida respectiva.

 

Como ejemplo de este tipo de libros se encuentran las obras de colección, enciclopedias y obras literarias.

 

v   En el caso de los libros considerados como materiales, las unidades solicitantes deberán realizar el proceso presupuestario y la compra de los mismos como corresponda.

 

v   En el caso de los libros considerados como equipo, se descentraliza la compra de los mismos, por cuanto ahora cada unidad solicitante será la encargada de realizar el proceso presupuestario y la compra de estos libros según corresponda.

 

v   En ambos casos, tanto los libros considerados como materiales, como los libros considerados como equipo, las unidades técnicas especializadas serán las encargadas de realizar la apertura de los códigos.  Los núcleos de formación y servicios técnicos  deberán incorporar los nuevos materiales en la lista de recursos didácticos del respectivo módulo.

 

v   Las unidades solicitantes deberán prever dentro de cada compra de libros que tramiten, un número determinado de ejemplares para asignarlos a la Biblioteca Central. Lo anterior con el objeto de que los mismos se encuentren a disposición de los participantes y demás usuarios de la institución.

 

 

Con respecto a la erogación por concepto de periódicos, le corresponde a la Unidad de Recursos Materiales la suscripción de los mismos, para aquellas unidades que se encuentran en la sede central, que están autorizadas para recibir el servicio. Las unidades presupuestarias que se encuentran fuera de la sede central, podrán presupuestarlos, sólo si poseen el visto bueno de la autoridad superior.

 

Es importante mencionar que de acuerdo con el Clasificador de Egresos, actualizado a febrero del 2008, los discos compactos con documentación impresa se clasifican dentro de esta subpartida. Es criterio del Proceso Programación y Control de Operaciones[17] que dichos discos se refieren en especial a aquellas labores de orden publicitario o informativo (panfletos, tarjetas de presentación, etc…) y no lo referente a la enseñanza, más bien a nuevas formas de distribuir este tipo de información. 

 

 

 

 

3.4  Partida 3 Intereses y Comisiones

 

En esta partida se incluye lo correspondiente al pago de intereses por préstamos obtenidos por el Instituto.

 

Para la justificación de ésta partida la Contraloría General de la República en el apartado 2.2.2.4 de la circular 8270, solicita incluir los siguientes aspectos:

 

a.           Intereses y amortización:  Para cada préstamo tanto interno como externo, así como para los créditos de proveedores:

 

v   Identificación del préstamo: número de préstamo y nombre del acreedor.

v   Intereses.

v   Amortización.

v   Saldo.

 

Si se presentan variaciones en los montos producto de ajustes como puede ser el tipo de cambio, se debe remitir las justificaciones correspondientes para actualizar los sistemas de información que tiene la Contraloría General de la República.

 

b.    Amortización del déficit: indicar, cuando corresponda, el monto, así como el plan de amortización y el número de sesión y del acuerdo en que la autoridad superior del ente u órgano lo aprobó.

 

Es importante mencionar que lo correspondiente a la amortización de préstamos se presupuesta en la Partida 8: “Amortización”.

 

 

3.5  Partida 5   Bienes Duraderos

 

Se incluye en esta partida, además de la adquisición de bienes duraderos nuevos o ya existentes, los procesos de construcción, adición y mejoramiento de bienes de capital.  Estos son contablemente considerados como “reparaciones mayores” y cumplen con las siguientes características:

 

a.           Se producen con el objetivo de ampliar la capacidad de uso de los bienes.

 

b.          Implican la prolongación de la vida útil de los bienes por uno o varios períodos contables.

 

c.            Implican un incremento en la capacidad del servicio prestado por el bien y su eficiencia.

 

d.          Implican un ajuste en la depreciación.

 

e.           Implican un incremento en el valor del bien.

 

 

3.5.1 Grupo 5.01 “Maquinaria, Equipo y Mobiliario”

 

Contempla los gastos por concepto de adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario tanto nuevo como existente.  Incluye las reparaciones mayores o extraordinarias que tiene como propósito incrementar la capacidad de servicio del activo, su eficiencia, prolongación de su vida útil y reducción de los futuros costos de operación, independientemente de si tales reparaciones se realizan por contrato o por administración.  Por lo tanto, incorpora los repuestos para dichas reparaciones y la mano de obra correspondiente.

 

Los gastos de instalación y otros egresos relacionados con la adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario se consideran dentro de esta partida en los grupos y subpartidas respectivos, aún cuando fueren facturados por separado.

 

Las herramientas e instrumentos, que por su precio y durabilidad se capitalicen, se clasifican como equipo, razón por la que se deben registrar en este grupo en la subpartida correspondiente.

 

La adquisición del equipo se hará conforme a las disposiciones  de los gestores respectivos, así como de cualquier otra directriz emitida por las autoridades superiores.  También debe considerarse las listas de recursos didácticos y las necesidades prioritarias establecidas; entre otras cosas.  Es importante recordar que las subpartidas deben presentarse con la debida justificación, de lo contrario, si la misma no se considera satisfactoria, el presupuesto les será devuelto para que sean replanteadas.

 

En la justificación de ciertos bienes, incluidos en la partida 5 es necesario justificar ampliamente dichas erogaciones, para lo cual es recomendable responder a los siguientes cuestionamientos:

 

1.           ¿Tienen las empresas a nivel nacional el equipo que se estaría comprando?

 

2.           Si no lo tiene, ¿debe comprarlo el INA?, ¿por qué motivos?

 

3.           Si las empresas no tienen el equipo, ¿los trabajadores que se capacitarán tendrán algún problema en el desempeño de su labor al no poder poner en práctica lo aprendido?

 

4.           Si las empresas tienen el equipo que se va a comprar, ¿se ha explorado la posibilidad de establecer un centro colaborador?

 

5.           ¿Qué cursos se van a ver beneficiados con la compra del equipo?, debe haber  claridad en cuanto al uso que se les va  dar a éstos.

 

6.           ¿Qué población se va atender?  Debe especificarse claramente el grupo de empresas o personas que se van a beneficiar: cámaras, comités de enlace, comunidades, asociaciones, entre otras.

 

7.           ¿La compra de equipo obedece a algún proyecto en específico?

 

8.           ¿Responde el nuevo equipo a acciones ya existentes o se emplearán en nuevos servicios de capacitación?  ¿Cuáles serían éstas?

 

Esta información es importante para apoyar la toma de decisiones de la Junta Directiva respecto de la aprobación de las erogaciones planteadas por las unidades presupuestarias.

 

Por otra parte, con respecto al equipamiento del área administrativa, éste debe ser presupuestado por cada una de las unidades considerando las directrices emanadas de las autoridades superiores.

 

Consideraciones Especiales Sobre Algunas Subpartidas

 

Subpartida 5.01.03 Equipo de Comunicación

 

Todas las Unidades Presupuestarias deben prever estos requerimientos en sus propios presupuestos.  Sin embargo, no se aprobarán compras de fax multifuncional, teléfonos sencillos y proyectores de imágenes multimedia  si sus precios y códigos no coinciden con los estipulados en la lista para el período 2009, salvo que cuenten con el aval técnico de la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, por lo cual deberán anexar al presupuesto una copia del oficio de aprobación correspondiente.

 

A continuación se presenta la lista de los equipos de comunicación que han sido autorizados para su adquisición:

 

Código	Descripción	Precio
50103-0430-2009	Fax multifuncional	¢  250.000
50103-1010-2009	Teléfono sencillo	¢    25.000
50103-0780-2009	Proyector de imágenes  multimedia	¢  700.000

 

Asimismo, es necesario enfatizar que la Unidad de Servicios de Informática y Telemática también debe avalar la adquisición de los siguientes equipos: centrales telefónicas, ampliaciones a centrales telefónicas, radios de comunicación, accesorios para radios de comunicación, teléfonos inalámbricos y teléfonos digitales para uso en centrales telefónicas.

 

Las Unidades Presupuestarias ubicadas en la Sede Central, no deben incluir en su presupuesto la adquisición de centrales telefónicas.

 

La adquisición de teléfonos celulares será realizada únicamente por la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, razón por la cual no se debe presupuestar ningún monto para estos equipos y se aplica lo establecido en el reglamento correspondiente.

 

Los restantes equipos clasificados en esta subpartida podrán ser presupuestados sin que medie aprobación por parte de dicha  unidad.

 

Subpartida 5.01.05 Equipo y Programas de Cómputo

 

En esta subpartida se incluye en forma conjunta todo lo referente a equipos y programas de cómputo; pero para cada uno se deben tomar en cuenta consideraciones diferentes como se indica seguidamente.

 

v   Programas de cómputo

 

Los programas y/o licencias de uso masivo tales como sistemas operativos, Microsoft Office, licencias de software de antivirus así como las licencias de acceso a las bases de datos de los sistemas institucionales, que serán utilizados por diversas dependencias; únicamente serán presupuestados por la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, razón por la cual no se debe presupuestar ningún monto para este fin. Sin embargo, si alguna unidad presupuestaria tiene una necesidad muy particular en este aspecto debe contar con el aval técnico dado por la USIT. En el anexo 7, se señala la información que deben brindar las unidades a la hora de solicitar el aval técnico.

 

Los programas y/o licencias que serán utilizadas por diversas dependencias de la Institución y que se requieran para el cumplimiento de metas propias de cada unidad presupuestaria deberán ser incluidas en el presupuesto de cada centro de costo según sus necesidades.  Sin embargo, para todo programa y/o licencia que se requiera presupuestar se debe contar con el aval técnico.

 

Es importante recordar que la contratación de servicios para el desarrollo de “software a la medida”, se presupuesta en la subpartida 1.04.05 “Servicio de Desarrollo de Sistemas Informáticos”.

 

v   Equipo de Cómputo

 

La Unidad de Servicios de Informática y Telemática dicta la lista de equipos de cómputo normalizados para ser adquiridos en el 2009.  Si algún centro de costo requiere la adquisición de equipo de cómputo que no se encuentre en dicha lista debe gestionar el aval técnico correspondiente ante la USIT.

 

A continuación se detalla la lista de los equipos normalizados, los cuales se presentan con su respectivo código y precio con el fin de que esta información sea utilizada a la hora de digitar el presupuesto. El factor precio ha sido incorporado con el propósito de evitar que hayan sobre-estimaciones en el valor de estos equipos o en su defecto, que exista un déficit en los recursos incorporados para tal fin, con los consiguientes inconvenientes a la hora de ejecutar el presupuesto.

 

Código	Descripción	Precio
50105-0170-2009	Microcomputadora de escritorio	¢ 550.000
50105-0170-1009	Microcomputadora portátil	¢800.000
50105-0110-2009	Impresoras láser monocromática	¢ 650.000
50105-0110-1009	Impresora de inyección de tinta	¢   60.000
50105-0290-2009	Unidad ininterrumpida de potencia	¢   80.000
50105-0235-2009	Scanner página completa	¢ 100.000
50105-2000-2009	Unidad lectura y grabación	¢   50.000

 

No se aprobarán compras de equipos cuyos montos y códigos no coincidan con los incluidos en la lista, a no ser que cuenten con el aval técnico de la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, por lo tanto deberán presentar, como anexo al presupuesto, el oficio de aprobación correspondiente.  Por ello es recomendable que  realicen con suficiente antelación, las gestiones de aprobación ante la unidad señalada acatando las directrices indicadas en el apartado 2.4.

 

Subpartida 5.01.07 Equipo y Mobiliario Educacional, Deportivo y Recreativo

 

En esta subpartida se considera la presupuestación de libros, colecciones de libros, enciclopedias, entre otros, que por su valor monetario, cultural o científico deben capitalizarse; para ello existe en el SIFOPRE, un renglón definido para tal fin.

 

De acuerdo con el Oficio SGA-531-2007, a partir del 1 de julio de 2007, se descentraliza la compra de libros considerados como equipo, por lo tanto, cada unidad solicitante será la encargada de realizar el proceso presupuestario y la compra de los mismos según corresponda. Además las unidades técnicas especializadas serán las encargadas de realizar la apertura de los códigos. Asimismo, las unidades solicitantes deberán prever dentro de cada compra que tramiten, un número determinado de ejemplares para asignarlos a la Biblioteca Central, con el propósito de que se encuentren a disposición de los participantes y demás usuarios de la institución.  Es importante señalar que de acuerdo con los lineamientos definidos por la Subgerencia Administrativa, los libros, revistas, textos de enseñanza y guías de estudio que por su costo elevado, vida útil larga y que fundamentalmente sean usados para consulta, serán considerados libros capitalizables y por lo tanto deberán ser codificados como equipo.

 

Subpartida 5.01.99 Maquinaria y Equipo Diverso.

 

Con respecto a esta subpartida la Unidad de Servicios de Informática y Telemática ha normalizado para el período 2009, únicamente la adquisición de cámaras digitales.  Si algún centro de costo requiere la adquisición de una cámara digital diferente, deberá  gestionar el aval técnico correspondiente ante la USIT. A continuación se señala el equipo autorizado:

 

Código	Descripción	Precio
50199-1360-2009	Cámara digital estándar	¢  250.000

 

 

3.5.2  Grupo 5.02 “Construcciones, Adiciones y Mejoras”

 

Subpartida 5.02.01 Edificios.

Subpartida 5.02.02 Vías de Comunicación Terrestre.

Subpartida 5.02.03 Vías Férreas.

Subpartida 5.02.04 Obras Marítimas y Fluviales.

Subpartida 5.02.05 Aeropuertos.

Subpartida 5.02.06 Obras Urbanísticas.

Subpartida 5.02.07 Instalaciones.

Subpartida 5.02.99 Otras Construcciones, Adiciones y Mejoras.

 

Las obras que se presupuestan en las subpartidas de este grupo son capitalizables, su objetivo es ampliar o reponer la capacidad de uso de los bienes y se caracterizan por incrementar la capacidad de servicio y eficiencia, y en el caso de las adiciones y mejoras prolongar la vida útil del activo.

 

La presupuestación de las obras o proyectos de inversión, no es realizada por las unidades presupuestarias, dado que es competencia de las autoridades superiores, quienes podrán consultar el criterio de los gestores a este respecto.  La priorización de los proyectos corresponderá a las autoridades superiores, de acuerdo con la priorización realizada para el período 2008-2010.

 

La incorporación de las construcciones, adiciones y mejoras en el SIFOPRE es realizada por las unidades en coordinación con el Proceso de Planeamiento Estratégico, una vez que las autoridades superiores determinen los proyectos a incorporar en el período.

 

 

3.5.3  Grupo 5.03 “Bienes Preexistentes”

 

Subpartida 5.03.01 Terrenos

Subpartida 5.03.02 Edificios Preexistentes

Subpartida 5.03.99 Otras Obras Preexistentes

 

Este grupo se presupuesta mediante el mismo procedimiento del grupo de “Construcciones, Adiciones y Mejoras”.

 

 

3.5.4 Grupo 5.99  Bienes Duraderos Diversos

 

Subpartida 5.99.02 Piezas y Obras de Colección

 

Corresponde presupuestar dentro de esta Subpartida la restauración y adquisición de obras de arte.  De acuerdo con la Ley N° 6750, publicada en el Alcance N° 9 a La Gaceta N° 84 del 4 de mayo de 1982, para toda construcción donde se atienda público, cuyo costo sobrepase los 10 millones de colones, se deberá prever en presupuesto, la adquisición o elaboración de obras de arte.  El monto a presupuestar corresponde a un porcentaje sobre el costo de la construcción y el mismo será definido por la Unidad de Arquitectura e Ingeniería, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el reglamento de la citada ley.

 

En oficio AL-2039-2004, la Asesoría Legal señala “... se utilizará el monto presupuestado originalmente para la construcción del proyecto, también conocido como estimación inicial.  Lo anterior, por cuanto la normativa supracitada hace referencia al monto presupuestado o asignado e impone este deber para las instituciones públicas, previo a la aprobación definitiva de los planos y presupuestos, es decir, de previo al acto de adjudicación”.

 

Una vez que las autoridades superiores hayan aprobado los proyectos de construcción que se incorporarán en el período, las unidades presupuestarias incluirán los recursos correspondientes dentro de su Plan presupuesto en el SIFOPRE, en coordinación con el Proceso de Planeamiento Estratégico de la UDE. Las unidades serán responsables por la ejecución de estos recursos y en el cumplimiento de la ley antes señalada, para lo cual deberán coordinar con el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.

 

3.6            Partida 6 Transferencias Corrientes

 

Las unidades presupuestarias que prevén recursos dentro de la partida de Transferencias Corrientes deben realizar el cargo según corresponda. Además, para la presupuestación de las mismas se debe aportar, cuando sea pertinente, la base legal que la autoriza, el nombre completo del beneficiario directo, la finalidad y el monto[18].

 

A continuación se presenta, información relacionada con algunas transferencias corrientes que realiza el instituto, considerando las unidades que las pueden presupuestar y los aspectos a tener en cuenta.

 

v   Gerencia

 

Le corresponde a esta dependencia, la presupuestación de transferencias referidas a leyes, decretos y a compromisos legales.  Para ello, es conveniente que se revisen los compromisos adquiridos y su correspondiente vigencia, a fin de que al ser presupuestados para el año 2009, estén a derecho.  Entre ellos se citan los siguientes:

 

 

Grupo y Subpartida		Observaciones
Grupo 6.01 Transferencias Corrientes al Sector Público   Subpartida 6.01.01 Transferencias Corrientes al Gobierno Central		Transferencias al gobierno central para el pago de cuotas a organismos internacionales. De acuerdo con lo establecido en la Ley 3418[19]
Subpartida 6.01.02 Transferencias Corrientes a Organismos Desconcentrados		Un 3% del superávit presupuestario acumulado como aporte a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención a Emergencias (Ley No.8488, párrafo primero art. 46).
Grupo 6.07  Transferencias Corrientes al Sector Externo   Subpartida 6.07.01 Transferencias Corrientes a Organismos Internacionales		Se debe considerar en la justificación el detalle de las actividades y señalar el por qué de su importancia.   Es indispensable aportar la base legal, la constancia de que el convenio con el organismo está vigente, la existencia de reglamentos y el criterio de la Asesoría Legal del instituto.

 

 

 

v   Unidades Regionales

 

En lo que respecta a la subpartida 6.02.02 “Becas a Terceras Personas”, solamente las unidades programáticas adscritas a las regionales pueden presupuestar las becas a estudiantes.  La ejecución de la misma se debe ajustar a la normativa institucional.

 

v   Unidad de Recursos Humanos

 

A la Unidad de Recursos Humanos le corresponde presupuestar las siguientes subpartidas:

 

Grupo Presupuestario		Subpartida
Grupo 6.02  Transferencias Corrientes a Personas		Subpartida 6.02.01 Becas a Funcionarios.   Subpartida 6.02.03 Ayudas a Funcionarios.   Subpartida  6.02.99 Otras Trans-ferencias a Personas.
Grupo 6.03  Prestaciones		Subpartida  6.03.01 Prestaciones Legales.   Subpartida  6.03.99 Otras Prestaciones a Terceras Personas.
Grupo 6.06: Otras Transferencias Corrientes al Sector Privado.		Subpartida 6.06.01 Indemnizaciones.

 

 

Se debe recordar que en la Subpartida 6.02.01 Becas a Funcionarios, solo se consideran los egresos correspondientes al pago de becas, es decir, estudios que inicien, continúen o concluyan los funcionarios. Lo anterior con base en el clasificador vigente.

 

Con respecto a las subpartidas señaladas en el cuadro anterior y pertenecientes al grupo 6.02 Transferencias Corrientes a Personas; es imprescindible dar una amplia justificación de manera que se brinden elementos que reflejen su importancia en la consecución de los objetivos, ello permitirá satisfacer las necesidades de información tanto para las autoridades superiores del instituto como para la Contraloría General de la República; evitando la posibilidad de la no aprobación del presupuesto.  En la justificación se debe dar respuesta a interrogantes como, para qué se presupuestan, por qué son importantes, que beneficios trae y además aportar la base legal, la existencia de reglamentos.

 

En relación con la partida 6.06.01 Indemnizaciones es importante destacar que en razón de la entrada en vigencia del Código Procesal Contencioso-Administrativo, así como lo correspondiente a lo dispuesto en el artículo 78 de la Ley de Jurisdicción Contencioso Administrativa, las unidades que deban prever el pago de obligaciones derivadas de resoluciones judiciales deberán hacerlo en esta subpartida.

 

 

3.7  Partida 8 Amortización

 

Corresponde a la Unidad Recursos Financieros la presupuestación de esta partida, para efectos de pago de préstamos obtenidos por el Instituto, específicamente la Subpartida 8.02.08 Amortización de Préstamos del Sector Externo.

 

IV.   RESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE PRESUPUESTO 2009

 

 

4.1  Solicitud de Presupuesto

 

La solicitud de presupuesto, debe realizarse acatando la clasificación del catálogo de cuentas vigente, los lineamientos dados líneas atrás y cualquier otra directriz emitida por las autoridades superiores.

 

Se considera la lectura del documento de lineamientos, como una acción necesaria e indispensable para la tarea de formulación presupuestaria.  Este documento está disponible para consultas  en el archivo de gestión de la Unidad de Desarrollo y Estadística y en la página web http://intranet/estadistica/instructivo.html.

 

La captura de la información se llevará a cabo nuevamente mediante el Sistema de Formulación Presupuestaria (SIFOPRE).

 

El documento de solicitud de presupuesto debe estar constituido por:

 

v   Reporte del SIFOPRE: Cuadro resumen con variaciones (En el caso de las unidades regionales: Resumen regional).

 

v   Reporte del SIFOPRE: Cuadros de integración POA-Presupuesto.

 

v   Reporte del SIFOPRE: Detalle de presupuesto.

 

v   Reporte del SIFOPRE: Subpartida por centro de costo (No aplica en el caso del consolidado regional).

 

v   Cuadro resumen donde se indiquen los programas gubernamentales y las subpartidas en las que se presupuestarán recursos para su atención. (Ver anexo 2).

 

v   Cuadro resumen  donde se indiquen las subpartidas a las cuales se les asignó recursos para dar cumplimiento a la Ley 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad”, el monto por subpartida, el tipo de bien o servicio por adquirir y la descripción de su uso. (Ver anexo 4).

 

v   Cuadro donde  se describan los productos a obtener y el monto asignado por objetivo operativo para dar cumplimiento a la Ley 8634 “Sistema de Banca para el Desarrollo”, (ver anexo 5). En el caso de las unidades regionales, dicha información corresponderá al conjunto  de  productos a desarrollar por todas las unidades adscritas a ella, indicando el centro de formación que la ejecutará. Asimismo, el monto señalado por objetivo operativo debe corresponder al total asignado por la regional.

 

v   Tanto el Gestor Regional como el Gestor  de Formación y Servicios Tecnológicos deberán velar porque las unidades que sean definidas por las Autoridades Superiores incorporen en su solicitud de presupuesto, el monto que haya sido establecido para dar cumplimiento a la Ley 8634 (información solicitada mediante el anexo 5); de manera que en conjunto logren destinar  los recursos correspondientes al 15 % del presupuesto total del instituto.

 

v   En caso de no presentación de Anexos 2, 4 o 5, remitir oficio.

 

v   Aval técnico de la Unidad de Servicios de Informática y Telemática para la presupuestación de equipos clasificados en las subpartidas 5.01.05, 5.01.03 y 5.01.99 cuyos montos y/o códigos no coincidan con los incluidos en las listas, según especificaciones suministradas en  el apartado 3.5.1. De igual manera, debe presentarse el aval técnico para la presupuestación de todo tipo de programas o licencias así como para la adquisición de aquellos equipos, no incluidos en las listas, pero que según lo establecido en el apartado señalado anteriormente, requieren de aval técnico, Anexo 7.

 

v   En caso de que la UDE solicite correcciones o ampliaciones producto del incumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente documento, las unidades  deberán presentar original y copia de las hojas de todos los reportes que sufrieron modificaciones, (incluyendo el cuadro resumen de ser necesario), selladas y firmadas por el jefe de la unidad. Las mismas deberán venir acompañadas por un oficio indicando que modificaciones se realizaron.  Es importante aclarar que solo podrán realizarse las modificaciones solicitadas por la UDE.

 

v   El encargado de la unidad presupuestaria y el gestor correspondiente son los responsables del cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente documento y de la calidad del trabajo que realicen las unidades presupuestarias. Estos aspectos son primordiales para el desarrollo adecuado del plan-presupuesto en todas sus fases.

 

 

4.2  Directrices Específicas y Fechas de Entrega de la Solicitud de Presupuesto 2009

 

Cada unidad debe enviar a la UDE original y copia de la solicitud de presupuesto con la debida aprobación del superior inmediato y la autoridad superior respectiva.  Para ello el jefe de la unidad deberá consignar sello y firma en cada página de la solicitud presupuestaria, a la vez las autoridades superiores competentes deberán firmar y sellar el cuadro resumen donde se establece el total presupuestario por subpartida.

 

En la UDE deben entregar un original y fotocopia de la solicitud, asimismo cada unidad debe conservar una copia del documento enviado.

 

Las unidades regionales, deben enviar únicamente el presupuesto consolidado de la dirección regional.  En éste  las justificaciones deben estar redactadas de manera que integren, las necesidades de todas las unidades presupuestarias que la conforman. Además, debe aparecer el total de artículos y/o servicios a adquirir en forma integral por cada subpartida. Lo anterior, implica un análisis de los presupuestos que conforman la dirección regional. También debe contener el desglose de los montos según los objetivos específicos.

 

La Unidad de Desarrollo y Estadística devolverá la solicitud de presupuesto a la autoridad correspondiente, en caso de que se omita algún requisito.

 

La solicitud de presupuesto deberá ser entregada a la Unidad de Desarrollo y Estadística en fecha a definir en los próximos días de junio.  Dada la importancia que tiene el disponer de la información en tiempo oportuno, se les solicita respetar  la fecha que se señalará.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 1

 

 

LISTADO DE SUBPARTIDAS MODIFICADAS EN EL NUEVO

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO

 DEL SECTOR PÚBLICO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Listado de Subpartidas Modificadas en el Nuevo

Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público

 

partida	Grupo presupuestario	subpartida
0 Remuneraciones	0.01  Remuneraciones   Básicas	0.01.03 Servicios especiales
	0.03  Incentivos salariales	0.03.99 Otros incentivos salariales
	0.99  Remuneraciones  Diversas	0.99.99 Otras remuneraciones
1 Servicios	1.01 Alquileres	1.01.01 Alquiler de edificios, loca-                            les y terrenos
		1.01.02 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario.
	1.05 Gastos de Viaje y Transporte	1.05.01 Transporte dentro del país
		1.05.02 Viáticos dentro del país
	1.06 Seguros, Reaseguros y  Otras Obligaciones	1.06.01 Seguros
	1.07 Capacitación y   Protocolo	1.07.01 Actividades de capacitación.
		1.07.02 Actividades protocolarias y sociales
	1.08 Mantenimiento y Reparación	1.08.01 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos.
		1.08.07 Mantenimiento de equipo y mobiliario de oficina
	1.09 Impuestos	1.09.02 Impuestos sobre bienes inmuebles
		1.09.03 Impuestos de patentes
		1.09.99 Otros impuestos
	1.99 Servicios diversos	1.99.01 Servicios de regulación
		1.99.02 Intereses moratorios y multas
2. Materiales y Suministros	2.01 Productos Químicos y Conexos	2.01.99 Otros productos  químicos y conexos
	2.03 Materiales y Productos de uso en la Cons-trucción y Manten-imiento	2.03.99 Otros materiales y productos de uso en la construcción y mantenimiento
	2.99 Útiles, Materiales y Suministros Diversos	2.99.01 Útiles y materiales de  oficina y cómputo
		2.99.03 Productos de papel, cartón e impresos
		2.99.99 Otros útiles, materiales y suministros
3. Intereses y Comisiones	3.04 Comisiones y Otros Gastos	3.04.05 Diferencias por tipo de cambio
4. Activos Financieros	4.99 Otros activos Financieros	4.99.01 Aportes de capital a empresas
5. Bienes duraderos	5.01 Maquinaria, Equipo y Mobiliario	5.01.01 Maquinaria y equipo para la producción
		5.01.05 Equipo y programas de cómputo
		5.01.99 Maquinaria, equipo y mobiliario diverso
	5.99 Bienes Duraderos Diversos	5.99.02 Piezas y obras de colección
		5.99.03 Bienes intangibles
6, Transferencias Corrientes	6.01 Transferencias Corrientes al Sector Público	6.01.09 Impuestos por transferir
	6.02 Transferencias Corrientes a Personas	6.02.99 Otras transferencias a personas
	6.03 Prestaciones	6.03.05 Cuota patronal de pensiones y jubilaciones, contributivas y no contributivas
		6.03.99 Otras prestaciones
7. Transferencias de capital	7.02 Transferencias de capital a personas	7.02.01 Transferencias de capital a personas
8. Amortización	8.02 Amortización de préstamos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 2

 

INFORMACION PRESUPUESTARIA RELACIONADA CON PROGRAMAS GUBERNAMENTALES

 

 

 

 

 

 

INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA RELACIONADA CON PROGRAMAS GUBERNAMENTALES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 3

 

RENGLONES DE GASTO INCORPORADOS EN EL SIFOPRE