INFORME DE FIN DE
GESTIÓN
INSTITUTO
NACIONAL DE APRENDIZAJE
Dirigido
a: Señor
Omar Arguello Fonseca, Gestor de Formación y Servicios Tecnológicos
Funcionaria: María Elena Barrantes Jiménez
Puesto: Jefa Unidad de Servicio al Usuario
Período de Gestión: 01 de junio 1998 al 16 de
febrero 2010
Presentación:
En cumplimiento a lo dispuesto en las directrices No.1-2005-CO-DFOE,
emitidas por la Contraloría General de
la república y la Ley N°
8292 “Ley General de Control Interno”, expongo
los principales resultados de mi gestión como jefa de la
Unidad de Servicio al Usuario,
cargo que asumí a partir del 1 de junio
de 1998 en forma interina en el puesto de formador para el trabajo 4, como
encargada de la Unidad de Servicio al Usuario, el cual posteriormente se
me asignó en propiedad.
El presente informe contiene una breve
descripción de la Unidad de
Servicio al Usuario, su objetivo, misión y visión. Antecedentes de
creación, se menciona la
labor sustantiva realizada
en cada uno de los procesos que
la forman, los logros alcanzados durante el período de
gestión a través de los Procesos , así como otros logros generales en los cuales
participaron las diferentes dependencias de la
Unidad.
Se menciona además sobre la administración
de los recursos financieros y el
cumplimiento de disposiciones relativas a las recomendaciones emitidas por la Autoría interna.
Se agrega un apartado de sugerencias o recomendaciones generales que
a mi criterio están pendientes
de realizar, al corto y mediano
plazo.
Descripción de la
Unidad
La Unidad
de Servicio al Usuario se define
como la: “Responsable de normalizar los servicios al Usuario que se
ejecutan desconcentradamente a nivel
nacional y responsable de coordinar y prestar los servicios al usuario interno
y externo en la Sede Central” (Manual de
organización del INA, funciones, procesos y productos de las Unidades y
dependencias aprobado por la Junta Directiva
de la Institución en Sesión extraordinaria N° 3451 del 28 de abril de
1997).
Tiene como MISION : ser responsable
de normar y mediar los servicios de atención a la población aspirante y
participante en los procesos de Capacitación y Formación Profesional, así como
establecer la vinculación entre oferentes y demandantes de empleo en el ámbito
nacional.
Y como VISION: Ser la Unidad encargada de
normalizar, asesorar y dar seguimiento a los servicios estudiantiles, ofrecer
la información sobre los
servicios de capacitación y formación que brinda la
Institución, así como ser el ente administrador de la plataforma electrónica
gratuita que permite la articulación de instituciones de formación y empleo a
nivel nacional con el sector empleador y
las personas demandantes de empleo.
Antecedentes
de la Unidad
Esta Unidad
tiene como antecedentes la Dirección
de Servicios Estudiantiles y el Centro de Educación y Trabajo, la Primera estaba formada por los departamentos de Trabajo Social, Orientación,
Registro y la Unidad de Becas Estudiantiles. Dentro de sus
responsabilidades, se destacaban dotar de profesionales en Orientación, Trabajo
Social y Promoción a los Centros de Formación ubicados en la Sede Central, a los
servicios de capacitación Móviles, y a los Centros Regionales; esto con el fin
de brindar el apoyo técnico como logístico requerido, para que la labor
desarrollada fuera eficiente y coherente con las políticas de descentralización
implementadas por la Administración Superior. Además de ser la Unidad responsable
de administrar el servicio de Registro en el ámbito institucional,
El Centro
de Educación y Trabajo fue el responsable de
brindar información en forma presencial y telefónica sobre los servicios
de capacitación que ofrecía la Institución
, ofrecer el servicio de bolsa de empleo con el fin de facilitar a las personas egresadas de la modalidad
de aprendizaje su incorporación
al mundo del trabajo, iniciándose así
la conceptualización del servicio como
un Proceso de Intermediación de Empleo. Ofrecía además
el servicio de Biblioteca.
En 1996,
se implementó en el INA el proceso de transformación Institucional. Sus
resultados generaron una serie de cambios en la estructura organizativa, que
incluyó en algunas dependencias una modificación en sus funciones. En este contexto,
se creó la Unidad
de Servicio al Usuario integrada por siete dependencias a saber:
·
Información
y Difusión
·
Normalización
y Apoyo
·
Registro
·
Biblioteca
·
Intermediación
de Empleo
·
Audiovisuales
·
Protocolo
y
·
Eventos
Especiales
Posteriormente,
estas dependencias se consolidan en tres Procesos:
·
Información
y Biblioteca
·
Registro
y Bienestar Estudiantil
·
Intermediación
de Empleo.
Cada uno de
éstos está bajo la responsabilidad
de una persona encargada del
servicio, quienes tienen a cargo personal
profesional y administrativas.
Respaldado por el Proyecto de Transformación Institucional, se
definió que:
·
Las directrices técnicas en estas áreas de trabajo, emanarían de
la Unidad de Servicio al Usuario
·
El superior inmediato, sería la Gestión de Formación y Servicios
Tecnológicos, y que
·
Su
objetivo principal, era el ofrecer
servicios de apoyo a los Núcleos de Formación y Unidades Regionales donde se
desarrollan Programas que requieren estos servicios.
Referencia sobre la labor sustantiva
institucional de la Unidad
de Servicio al Usuario.
Al estar la Unidad conformada por tres Procesos, se procede a realizar una
descripción general de la labor sustantiva
que en cada uno de estos
se realiza.
Proceso de
Información y Biblioteca:
Tiene como finalidad ofrecer y
garantizar a las personas usuarias internas y externas, información presencial
y telefónica de los servicios de capacitación y formación profesional que
brinda la Institución, acción que
realiza mediante el Centro de
Llamadas, la atención personal a
quienes se presentan a la
Unidad, la participación en ferias en las comunidades, visitas a escuelas y colegios.
Administra
la biblioteca técnica de la
Institución, presta equipos audiovisuales para el desarrollo de actividades de
capacitación o administrativas. Informa
a la comunidad institucional sobre
nuevas adquisiciones bibliográficas
y publicaciones relacionadas con el INA
en el Diario oficial la Gaceta.
Actualiza
al personal responsable de la divulgación de la oferta formativa de la
Institución, sobre los cambios que se
generan en la oferta formativa que ofrecen los Núcleos Tecnológicos.
Hasta el
mes de
noviembre del 2009 administró el
Sistema de los Servicios de
Formación y Capacitación Profesional (SISER), mismo que pasa a depender
directamente de la
Gestión de
Formación y Servicios Tecnológicos.
Durante el periodo del 2000 a 2007 tuvo la
responsabilidad de la edición de la Revista Tecnia,
medio informativo sobre el ser y
quehacer de la Institución. La misma se
distribuía a las empresas que se relacionaban
con la Institución,
a las Cámaras Empresariales, Embajadas, Organismos Internacionales,
Instituciones del Estado y otros.
También este Proceso es responsable de administrar el espacio cultural para el desarrollo de exposiciones
de obras de arte producto
de diferentes artistas
nacionales, estudiantes de los programas institucionales y otros. Con
ello se procura fortalecer el desarrollo
integral de las personas participantes aspirantes a los
servicios de capacitación y
formación profesional y personal de la institución.
Se brinda el apoyo profesional en
la organización de eventos Institucionales,
que en el ámbito nacional e internacional determina la Administración Superior u
otras dependencias del INA.
Realiza el depósito legal de
libros producidos por el INA
Se elaboran las
estadísticas sobre la labor
que se realiza, cuando se solicitan.
Proceso de Registro y Bienestar Estudiantil:
Tiene bajo su responsabilidad la
normalización y seguimiento de los
servicios estudiantiles en el ámbito institucional en las áreas de
Registro , Trabajo Social, Orientación , Psicología y el Servicio de Coordinación sobre Discapacidad, que se
ejecutan en las Unidades Regionales y sus Centros de
Formación, así como la coordinación para la actualización técnica de las personas
profesionales que laboran
en las áreas señaladas.
El equipo
de trabajo de éste Proceso brindan apoyo
y acompañamiento a las personas que laboran
a nivel institucional en los servicios estudiantiles, Registro y Comités
de Apoyo Educativo, en aras de normalizar los procedimientos e impulsar
proyectos que beneficien la formación y capacitación de las personas inscritas
en los servicios de capacitación y formación profesional, así
como la búsqueda de la excelencia en lo que realizan.
Se diseñan bajo
criterio técnico de la Gestión
de Formación y Servicios Tecnológicos
los formatos de
certificados a utilizar según los
servicios de capacitación y
formación profesional que desarrolla la Institución. Se
adquieren y se distribuyen bajo normas
establecidas, a cada Unidad
Regional, respondiendo a las necesidades
según el Plan de Acciones Formativas a
ejecutar.
Se custodian los informes finales
de los Servicios de capacitación
brindados por la Institución y las empresas
acreditadas.
Se emiten
certificaciones de los servicios
de capacitación recibidos por las
personas participantes o impartidas por
el personal técnico.
Se elaboran carné de identificación de las
personas participantes y funcionarias.
Se crean
y actualizan los Reglamentos estudiantiles
Se diseña
y ejecutan sesiones de orientación
vocacional que se desarrollan en la sede
central
Se revisan,
custodian, reproducen y se asignan las pruebas de selección al personal de
orientación de las Unidades Regionales.
Se coordina
con el personal de Planeamiento y
Evaluación de los Núcleos de Formación y
Servicios Tecnológicos los servicios
de capacitación y formación profesional que requieren proceso de selección y el tipo de pruebas que se deben aplicar.
Se asesora a los Comités de Apoyo
Educativo establecidos en los
Centros de Formación del INA.
Atiende, evalúa y refiere a la
población con discapacidad y necesidades
educativas especiales solicitante
y participante de los servicios de capacitación y formación profesional.
Se atienden y evalúan las
personas referidas por los Comités de Apoyo Educativo, para la determinación de
las adecuaciones curriculares o adaptaciones de puestos de trabajo requeridas.
Se elaboran las
estadísticas sobre la labor
que se realiza, cuando se solicitan.
Proceso de Intermediación de Empleo
Es el servicio responsable de facilitar
la vinculación laboral entre empleadores y personas egresadas del INA y de
otras instituciones educativas, así como población desempleada y
subempleada.
Tiene como responsabilidad la administración de la plataforma informática del Sistema
Nacional de Información, Orientación e Intermediación
de empleo (buscoempleocr.com).
Norma el
servicio de Intermediación de Empleo y
los servicios de empleo regionales.
Asesora al
empleador para definir conjuntamente
el perfil requerido por la
empresa y facilitarles la
escogencia del personal
Asesora a
la persona oferente de empleo para su
vinculación laboral
Mantiene coordinación permanente con el Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social y el Ministerio de
Educación, como entidades integrantes del Consejo Nacional de
Intermediación de Empleo y la Secretaría Técnica interinstitucional
del mismo.
Realiza
el seguimiento a la oferta y demanda
de empleo.
Realiza
estudios de inserción y prospección
de empleo
Realiza la
captura de oferentes de empleo en
las personas próximas a egresarse del INA
Se coordina opciones de
formación o capacitación para las personas oferentes de
empleo que así lo requieran.
Organiza o participan en ferias
vocacionales o de empleo en
las diferentes Unidades Regionales y
otras.
Realiza visitas
a empresas, cámaras,
organizaciones no gubernamentales, colegios técnicos profesionales y otros con
el fin de orientar e informar sobre el sistema
de Información, orientación e
intermediación de Empleo.
Se elaboran las
estadísticas sobre la labor
que se realiza, cuando se solicitan.
Es importante señalar que la
normalización de los servicios ofrecidos
a la persona usuaria a través de la Unidad, ha permitido a la Institución contar con una visión integral y única de prestación de servicios
uniformes en el ámbito institucional,
con miras a lograr la satisfacción de las personas usuarias y minimizar las denuncias en cumplimiento a lo que establece
la Ley
de Control Interno.
Control interno en la Unidad: se implementó a
partir del momento en que se instruyó por parte de la Administración Superior su
aplicación en el nivel institucional. Para
ello, se realizó las siguientes
acciones:
Se coordinó con el Proceso de Desarrollo de
Recursos Humanos la capacitación
al personal, sobre la Ley de Control Interno y su normativa
Se conformó
una comisión integrada por personas representantes
de los tres Procesos y la jefatura.
Se
cumplió en tiempo con los avances e informes
de seguimiento solicitados
mediante la aplicación de la metodología de autoevaluación del control interno.
Se
elaboraron tres folletos que
permitieron introducir el tema de control interno en el personal de
una manera amigable.
Se
elaboró un boletín atinente al tema
de control interno,( “Mi historia sobre el Control interno”, (Ley 8292 Ley
General de Control Interno) que en su conjunto permitieron introducir
al personal en un proceso de
sensibilización y aceptación de la
temática. Lo cual facilitó determinar
los problemas y acciones a tomar, en
plazos establecidos, mismas que
fueron cumplidas en tiempo, en lo que
competía a la Unidad.
En el
momento que se implementó la
metodología de valoración de
riesgos, representantes de
los diferentes Procesos de la
Unidad recibieron la
capacitación y se desarrolló el
proceso metodológico en cada uno de los
Procesos que integran la Unidad y las personas adscritas
a la Jefatura, definiendo y
remitiendo el documento final, después de una labor conjunta del equipo de la
Unidad.
Al tener la
Unidad de Servicio al Usuario la responsabilidad de servicio al cliente interno y externo, este ha
sido uno de los temas a los
cuales se les ha
dado prioridad, razón por lo cual la
evaluación permanente del servicio ha
sido una de las prioridades durante
mi gestión, visualizándose los
resultados mensualmente. Para lo
cual se creó el instrumente de evaluación, y se instalaron buzones en
lugares estratégicos para su recolección. Los resultados se
sintetizan mensualmente y se dan
a conocer a los funcionarios por Proceso. Se debe
destacar que los resultados
obtenidos siempre han sido muy
satisfactorios.
Principales Logros
Los
logros que se destacan a continuación
fueron producto del trabajo que se ejecutó con las personas encargadas
de Proceso y el personal de la Unidad,
porque solo con el compromiso y
entrega de cada una de
estas personas, se pudo obtener los
siguientes resultados:
Proceso Información y Biblioteca:
-
Elaboración
de catálogo de hemeroteca
-
En el año
2000, se inicia en la Unidad de
Servicio al Usuario la implementación del Centro de Reproducción Digital, mismo que fue
adquirido por la Administración,
sin haber respondido a un estudio
de necesidades y de requerimientos para su implementación, en su operacionalización
se enfrentaron diversas dificultades
que impidieron su adecuado funcionamiento, razón por lo cual el servicio
se debió suspender a partir del año 2006.
Razón por lo cual más que un logro en la
Unidad, puede
considerarse una actividad poco productiva, pero que implicó
el desarrollo de gran cantidad de actividades para poder mantener su funcionamiento, que a la
postre se están señalando como logros, entre los que se
pueden citar:
ü Adquisición de equipos
de aire acondicionado y un transformador exclusivo
para este Centro y la firmó un contrato de mantenimiento preventivo con la empresa XEROS.
ü Elaboración de la normativa para el uso del Centro de Reproducción Digital.
ü Se recopiló el
material didáctico elaborado por los
Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos en CD, para facilitar
su reproducción en el Centro
de Reproducción Digital.
-
Se estableció la
consulta de catálogo computarizada de la Biblioteca.
-
Se elaboró el Reglamento de uso de la
Biblioteca.
-
Se remodeló el mobiliario de la
Biblioteca, en la
recepción del servicio.
-
Se
organizó en el personal técnico de la Institución el concurso de Maquetas INA Formación
2000.
-
Se revisaron con la empresa TECAPRO programas de
enseñanza virtual
-
Se
diseñaron los siguientes software en modalidad
virtual: Manipulación de Alientos,
Recepción Hotelera, Servicio al Cliente.
-
Se elaboró en al año 2001, documento sobre
metodología para la enseñanza virtual en el INA.
-
Se coordinó la organización de la primera feria
Tecnológica de los Núcleos
de Formación y Servicios Tecnológicos.
-
En el
mes de
setiembre del año 2000, se
publicó la primera edición de la revista
TECNIA, como medio informativo del quehacer técnico del Instituto Nacional de
Aprendizaje. Se emitieron 3 ediciones
anuales, para un total de 24 ediciones
hasta el año 2007, fecha a partir de
la cual se ordenó por parte de la Administración Superior suspender su publicación, a pesar de que se
le otorgaron en dos oportunidades
reconocimiento de parte de la
OIT.
-
Como plan
piloto en el año 1997 se amplió el horario de
atención al público en la
Biblioteca, mismo que
fue cerrado por no ser utilizado.
Nuevamente se vuelve
a implementar a partir del año
2009 y se mantiene hasta la fecha.
-
Como
material informativo se elaboró el
folleto “Llave del Progreso” en documento de
lujo y rústico y en video, además se reprodujo en Braille.
-
Remodelación
del laboratorio de cómputo en el año
1998 y reubicación y nueva
remodelación de éste en el año 2009.
-
Se
diseñó y reprodujo el documento de
información general de Servicios de
Capacitación que se imparten en el INA. mismo que se
generó desde el año 1999 hasta el
2006, fecha a partir de la
cual los Núcleos Tecnológicos
elaboran su propio material informativo.
-
Se elaboró el documento titulado “Diagnóstico
situacional sobre la aplicación de la Ley
de Derechos de
Autor y Conexos en el Material Didáctico Escrito del Instituto Nacional
de Aprendizaje”, mismo que se
elevó a la Subgerencia Técnica
para conocimiento de la
Junta Directiva.
-
Se elaboró un diagnóstico del material didáctico
del INA
-
Se estableció la
sala de exposición de obras
de arte en la Unidad, como un medio
de difundir la cultura y contribuir con la
formación integral de la población usuaria de la
institución.
-
Se elaboró el proyecto de Ventanilla Única, el
cual pretendía la atención de
grandes empresas, con miras un solo
lugar de
atención de solicitudes o demandas
de servicio que presentaran las empresas y desde la
Unidad se
generaría la coordinación y el
seguimiento de la atención. Este
proyecto se presentó en dos oportunidades,
pero no fue acogido.
-
Se normalizó la
compra de libros institucional.
-
Se
impartieron diferentes charlas
sobre derechos de
autor, dirigida al personal
técnico, Asesoría Legal y otras de la
Institución
-
Se adquirió la
pantalla Automática para uso en
el Auditorio Manuel María Granados, y se
remodeló este auditorio, en colaboración
con el Proceso de Mantenimiento de la Unidad de
Recursos Materiales.
-
Se adquirió pantalla retráctil para uso en el
auditorio Alfonso Wilchez, misma
que se debió de
trasladar al laboratorio de cómputo de la
Unidad al no poder
utilizarse en el Auditorio por
el constante movimiento que ocasionaba el tránsito de vehículos
que transitan frente al Auditorio.
-
Se
adquirió una guillotina electrónica para
uso del Centro de Reproducción
Digital, misma que en el momento en que
se suspendió el servicio, se trasladó al
Centro Polivalente Francisco J. Orlich para
uso didáctico.
-
Se
adquirió nuevo equipo de sonido y video bean para actualizar el existente en los auditorios Danilo Jiménez
Veiga y Manuel María Granados.
-
Se estableció el servicio de internet en la biblioteca, para uso de la población participante,
funcionarios y otros.
-
En el año
2006 se inicia un proyecto para mejorar el servicio de atención al cliente,
principalmente en cuanto a información de cursos se refiere. El proyecto consta de tres fases.
- La primera se
consolida entre el 2006 y el 2007 y consistió en la creación del Módulo
de Información de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional
(MISCF), al cual se accede por medio de la red interna de la
Institución. Esta fase requirió permanente
coordinación entre Unidades Regionales, Núcleos Tecnológicos y la Unidad de Servicio al
Usuario, con el fin de determinar cuál era la información relevante que
las personas usuarias requerían.
- La segunda fase
requirió la contratación de una empresa que desarrollara una versión web
del MISCF, de forma tal que la información pudiera ser accesada
directamente desde Internet por cualquier persona.
- Finalmente, la
tercera fase consolidó la idea de crear un Centro de Atención Telefónica
que atendiera las consultas de personas interesadas en recibir
capacitación del INA. Se define el
espacio físico, se adquiere el mobiliario, equipo de cómputo y software
necesario para su adecuado funcionamiento. En diciembre del 2007 se realiza la
selección del personal y en marzo del 2008 se inicia esta última etapa,
la cual hasta el día de hoy, ha brindado un excelente servicio al cliente
con información veraz y oportuna.
-
Generación
mensual de bases de datos de personas interesadas en los servicios de
capacitación y formación profesional, generados
a través del Centro de Llamadas y
el servicio presencial que se ofrece
en la plataforma de servicio, ubicada en el primer piso de la
Unidad, estas son
distribuidas a cada una de las
Unidades Regionales.
-
En el año
2007 se realizó el primer inventario total de libros en la biblioteca central,
con la colaboración de al menos 8 personas del Proceso de Información y
Biblioteca, lo que permitió actualizar y mejorar el control de libros
existentes en la biblioteca.
-
En el año
2009 se realizó un Proyecto de Modernización del Servicio de Biblioteca en el
Instituto Nacional de Aprendizaje, el cual se realizó a petición expresa del
señor Presidente Ejecutivo del INA, en el
cual se presentaron todas las necesidades reales de lo que significa el
servicio de biblioteca actual. Gracias a este proyecto se ha logrado adquirir
material bibliográfico importante y retomar la urgencia de actualizar el
servicio de biblioteca en el INA.
-
En el
2009, se adquirió un Sistema de Automatización de Biblioteca, denominado
JANIUM, el cual permitirá crear un control absoluto de los libros incluidos en
la colección general, y acceso directo al catálogo de libros en línea. Asimismo, permitirá la incorporación de
materiales digitales y accesos directos a links de libros digitales y otras
bibliotecas On-line en la web. También
permite realizar los procesos técnicos bibliotecológicos de manera más
eficiente, clara y ordenada.
-
En coordinación
con la Gestión de Formación y Servicios Tecnológica y su Proyecto de Gestión
del Conocimiento, actualmente se está consolidando el Centro de Documentación
Institucional, el cual recibirá semestralmente los documentos curriculares,
estudios, proyectos, investigaciones y demás material institucional, de forma
tal que se preserve la propiedad intelectual del INA.
-
Se ha
consolidado un servicio de atención a las solicitudes de ferias y charlas de
información a nivel nacional, atendiendo instituciones educativas,
municipalidades, comunidades y otras actividades de promoción de los servicios
de capacitación y formación profesional que brinda la institución.
-
Consolidación
y prestigio del servicio de la sala de exposiciones de la Unidad.
-
Consolidación
de la actividad de información de Oferta Curricular entre las personas Encargadas
de Planeamiento y Evaluación de los Núcleos Tecnológicos y las personas
Encargadas de Proyectos de las Unidades Regionales.
Proceso de
Registro y Bienestar Estudiantil
-
Se remodeló el mobiliario de la recepción
de oficina de Registro
-
Se realizo
el estudio de confiabilidad y validez de las pruebas 062, 063,064, 068 y 011,
para la selección de las personas aspirantes de los servicios de capacitación y formación profesional.
-
Se
contrató el diseño de las Pruebas
teóricas y prácticas, para la selección de personas candidatas aspiran de ingresar
a los Programas que imparte la Institución.
-
Se
validan las nuevas pruebas de selección, con el personal técnico de los distintos
subsectores, que ha permitido al personal de Orientación de las Unidades
Regionales, enfocar sus acciones en
otras áreas de interés.
-
Se definió
conjuntamente con las personas
encargadas del Proceso de
Planeamiento y Evaluación de los Núcleos
Tecnológicos los requisitos de ingreso en los diferentes programas
de formación y capacitación, así como el
tipo de selección que se debe aplicar, y el tipo de pruebas cuando se requieren.
-
Se
reprodujeron las pruebas escritas, para
la selección y conformación de grupos y se
entregaron a cada persona profesional en Orientación en las Unidades
Regionales, mediante controles establecidos para asegurar su custodia.
-
Se
contrató el servicio para la elaboración del Inventario de intereses
vocacionales, para ser utilizado por el personal de Orientación, en los
procesos de orientación vocacional.
-
Se adquirió el sistema de impresión de carné, en la
cual se captura la firma
en forma digital.
-
Elaboración
y actualización de instrucciones y formularios normalizados para los servicios
de Registro, Selección, Becas, Hospedaje, acompañamiento, Servicio de
Acreditación, Servicio de Coordinación sobre
Discapacidad, bajo el sistema de calidad Institucional.
-
Elaboración
de instrucciones y formularios para el
servicio de Psicología , pendiente de
aprobación por parte
de la Administración Superior
-
Participación
en la elaboración de otras instrucciones y formularios, que se relacionan con el quehacer del Proceso
tales como: Promoción de los SCFP; Ejecución de los SCFP; Instrucción para el
trámite de equiparación o reconocimiento de
estudios realizados en
instituciones externas al INA. Esta última, a pesar de las distintas
gestiones realizadas con las personas responsables, no ha sido aprobada, no obstante este es indispensable para el servicio que
brinda Registro.
-
Establecimiento
de las asesorías en las Unidades Regionales,
a las personas de Registro, Trabajo Social, Orientación y Servicio sobre
Discapacidad (SECODI); en forma presencial y por otros medios. Para esta labor se cuenta con una persona en el área de
Orientación, una en Trabajo Social, tres
en Registro, cinco en SECODI y la persona Encargada del Proceso. Esta labor es sumamente importante, pero
requiere de mayor personal en la parte
de Orientación, Trabajo Social, y
crearse como servicio institucional el servicio de Psicología, con
un coordinador del mismo y al menos una
persona profesional del área para las Unidad Regional y sus centros
adscritos, para la atención de
terapias individuales o grupales que
se determinen en la población
participante.
-
Establecimiento
de reuniones periódicas con las personas profesionales de las diferentes
disciplinas que conforman los
servicios de Bienestar Estudiantil y Registro, cuyo propósito es
asesorar, realimentar el servicio, actualizar los conocimientos técnicos,
evacuar consultas, recibir capacitaciones, definir y coordinar o ejecutar
proyectos; mejorar las instrucciones y formularios entre otros.
-
Participación
del Equipo de Bienestar Estudiantil e Intermediación de Empleo, en la creación de las Guías técnicas
de Orientación profesional para el Empleo, las cuales contribuyen en la
formación integral que brinda este personal a las personas próximas a
incorporarse al mercado laboral. Estas fueron actualizadas en el año 2009, con
el apoyo y asesoramiento del Ministerio
de Trabajo de España.
-
Creación
del Servicio de Coordinación sobre Discapacidad, con lo cual se da
sustento a lo que se
establece como responsabilidad
para el INA en la
Ley 7600, con lo cual se consolida un equipo de trabajo , que
brinda asesoramiento al personal docente, administrativo y de apoyo de los
Centros de Formación . Este equipo de
trabajo asumió el proceso de sensibilización y capacitación sobre la
temática de discapacidad
y necesidades educativas especiales que se imparte
para el personal de la Institución.
-
Se
participa en las propuestas de elaboración y modificación de los reglamentos
estudiantiles (Becas, Hospedaje, Acreditación, Participantes, Evaluación, Apoyo
Educativo); y directrices relacionadas con las personas migrantes, entre otros.
-
Se
instauró la “Lección Inaugural” como actividad de inicio del proceso de formación y capacitación en el INA.
-
Se
aprueba la gestión realizada por la Unidad de Servicio al Usuario, Proceso de Registro y Bienestar
Estudiantil; para validar institucionalmente las funciones y atinencias de las
personas que laboran en Registro en Sede Central y Unidades Regionales (Oficio
PDRH-2472-2006).
-
Se designó 3 personas profesionales en Registro como responsables de la normalización y seguimiento de este
servicio en las Unidades
Regionales.
-
Se establece, una coordinación estrecha con la
Unidad de Desarrollo y Estadística, para la creación de mejoras en el servicio
de Registro, las cuales se
realizan mediante la
Comisión del Servicio de Monitoreo de los servicios de
capacitación y Formación Profesional (SEMS).
-
Se
planteó conjuntamente con el Proceso
de Sistemas Institucionales de la
Unidad de
Informática y Telemática, a la Administración
Superior la necesidad de crear un sistema propio de Registro mediante el Oficio USU 0568-2006, que permitiera administrar el proceso de inscripción, personas
interesadas en los servicios
que ofrece el INA, personas
que aplican pruebas de selección y sus resultados,
matrícula, que administrara el módulo de
becas, el módulo de
estudiantes inscritos en el INS, entre
otros servicios, con la recomendación de que al mismo se le permitiera el acceso a la
Unidad de Desarrollo y Estadísticas para lo que compete
a su gestión.
-
Se adquirieron
dos archivos móviles para la custodia de
los informes finales de los servicios de capacitación y formación profesional;
que ha brindado la institución desde su creación a la fecha.
-
Se digitalizó
la información contenida en los
informes finales de los servicios de capacitación y formación emitidos en los
centros de formación del INA, impartidos desde su creación hasta el 2002, este sistema se denomina E- POWER.
-
Se
descentraliza la emisión de los certificados, a las Unidades Regionales,
emisión de carné de personas participantes, entre otros; con miras a ofrecer un
servicio oportuno y ágil.
-
Se
establecen en las Instrucciones los plazos de recepción y entrega para los
servicios que se brindan tanto en Registro como en Trabajo Social y
Orientación.
-
Se elaboró
y distribuyó en el ámbito institucional el estudio denominado “Estudio de
tiempos del personal de Trabajo Social”
(Junio 2007) que define los tiempos que
técnicamente demanda las diferentes acciones que
realizan las personas profesionales
en trabajo social en los
servicios estudiantiles, siendo este un insumo a considerar por las jefaturas cuando requieren contratar profesionales en ésta área.
-
Se
designa una profesional en Orientación, para que desde la Unidad de Servicio al
Usuario - Proceso de Registro y Bienestar Estudiantil- desarrolle sesiones de
Orientación vocacional- ocupacional en la Sede Central y se emite la directriz
para su aplicación en las Sedes Regionales.
-
Se designó profesionales en Orientación, Trabajo Social y SECODI en la
Unidad como responsables de la normalización y seguimiento de estos
servicios en las Unidades
Regionales.
-
Se
estableció en el área de Registro el
control de nombres y firmas, de las personas que han ocupado la Presidencia
Ejecutiva de la
Institución desde el
año 2000 a
la fecha, lo cual permite ubicar y corroborar la firma
de estos funcionarios en
documentos emitidos durante
el período de su gestión.
-
Se estableció el libro de registro para el
control de los números de formatos de certificados
adquiridos a partir del año 2001.
-
Establecimiento
del servicio de transliteración a Braille a través del Servicio de Coordinación
sobre Discapacidad, que permite a los Centros de Formación, solicitar la
impresión de información o material didáctico para personas con discapacidad
visual.
-
Se logra
incorporar en los reglamentos
estudiantiles beneficios para la atención de las necesidades de las personas con discapacidad.
-
Consolidación del Servicio de Coordinación sobre Discapacidad
(SECODI)
-
Incorporación al equipo de profesionales de SECODI de profesionales de otras
disciplinas: Orientadores, Psicólogo, Socióloga, una profesional en
Terapia Ocupacional, que se une al equipo con el fin de brindar asesorías en el
uso de ayudas técnicas y adaptación de puestos de trabajo, para personas
participantes con discapacidad.
-
Se han impartido capacitaciones en coordinación con el Proceso de
Desarrollo de Recursos Humanos y la Comisión de Capacitación Institucional, al
personal docente, administrativo y
de apoyo de la Institución, en
las temáticas de: LESCO niveles I,II,III,IV, Déficit atencional, Determinación de necesidades educativas especiales y
aplicación de adecuaciones curriculares en Formación Profesional, Comunicación
y discapacidad, Análisis y Determinación de apoyos educativos para
participantes con necesidades educativas especiales, Servicio al clientes con
enfoque de equiparación de oportunidades, Evaluación de la funcionalidad para
personas con discapacidad, Aplicación de Apoyos Educativos para participantes
con necesidades educativas especiales, Seminario Igualdad de Oportunidades en
el planeamiento de la oferta formativa, Determinación y aplicación de apoyos
educativos en formación profesional. Las personas capacitadas son un total de
373.
-
Durante el año 2009, se realizó una capacitación al personal de
Servicio al Usuario (Encargadas de Proyecto, Encargadas de Servicio al Usuario,
Profesionales en Orientación y Trabajo Social, funcionarias de Registro a nivel
institucional), en temas de Leyes y Normativas Técnicas, En éstas se capacitó a
un total de 125 personas funcionarias.
Para el año 2010, en el Plan Anual de Capacitación se aprobó la
ejecución de 6 cursos en este tema.
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Se incursiona en el diseño y desarrollo de actividades de
capacitación del personal en la modalidad de Formación Virtual, en el eje
“Equiparación de oportunidades en la Formación Profesional”.
Se ha adoptado la metodología de diseño conocida como E-Learning. A este efecto
coordinan la Unidad
de Tecnología de la
Formación (UTEFOR) y el Servicio de Coordinación sobre
Discapacidad (SECODI). Para el año 2009 se desarrolló el primer módulo denominado:
“Adecuaciones Curriculares en el INA” y se aprobó incluir el desarrollo del
módulo: “Servicio al Cliente con Enfoque de Equiparación de Oportunidades”,
éste será validado e implementado en el 2010.
En esta
modalidad se ha capacitado un total de 70 personas funcionarias: docentes,
profesionales en Orientación y Trabajo Social, personas encargadas de Centros
de Formación y Encargadas de Proyecto, mediante el Curso “Adecuación Curricular
en el INA”. En el 2010 este curso será
impartido en cada Unidad Regional a nivel institucional.
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Se estableció en el ámbito
institucional la Celebraciones
del Día Nacional de la
Personas con Discapacidad.
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Se elaboró la guía técnica: “Evaluación de la Funcionalidad”, este insumo se constituyó en la referencia,
tanto de un nuevo servicio de capacitación para el personal docente y de apoyo
del INA, como para asesoramientos impartidos por el SECODI a Comités de Apoyo
Educativo y docentes en centros de formación, a partir del año 2008.
-
Se diseñaron las Guías :
“Apoyos Educativos”, “Evaluación de la Funcionalidad” y “Adaptación de Puestos de
Trabajo” y se realizó la reproducción de 4000 ejemplares de estas; las mismas se
han entregado al personal docente que no tiene acceso electrónico a ellas, a
través de la intranet y al personal que ha recibido las capacitaciones
virtuales.
-
En
materia de sensibilización se ha incluido de manera permanente, el tema de
atención a personas con discapacidad, Ley 7600 y Formación Profesional en los
procesos de Inducción de Personal institucionales, que coordina Recursos
Humanos
-
Representación en la “Comisión Técnica Interinstitucional para la
empleabilidad de las personas con discapacidad”, de la cual la función
primordial designada al INA es coordinar para desarrollar acciones de asesoría
y capacitación a empleadores del sector público y privado. Esta Comisión fue
establecida por la
Directriz Nº 014-MTSS (La Gaceta 3, 4 enero 2007).
-
Se incluyó en la
instrucción I GR 07 el Lineamientos para la certificación de personas
que han tenido adecuación curricular significativa durante los Servicios
de capacitación y Formación Profesional.
-
Se contrató la Asesoría
Técnica, para determinar conjuntamente con el personal de Trabajo Social la
metodología que medirá la condición socioeconómica de las personas solicitantes
de ayudas económicas, misma que permitió la
elaboración de un sistema en ACCES para
que pueda ser utilizado
en cada Centro de Formación
en caso de aprobarse la Nueva
propuesta de modificación del Reglamento
de Becas , hasta tanto no se
establezca el sistema
institucional.
-
Se elaboró
propuesta de Modificación del Reglamento de Ayudas Económicas, misma que incluye
la automatización de los procesos de trámite, asignación y pago de de becas. Esta propuesta incluye lo
atinente al servicio de hospedaje, con
lo cual se elimina el Reglamento de Hospedaje. Pendiente aprobación de la Junta Directiva.
-
Se
definieron los requerimientos técnicos para la elaboración del Sistema automatizado de
Ayudas Económicas.
-
Se definió el modelo de selección y conformación de grupos, cuya implementación se determina
en coordinación con los
Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos.
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Se elaboró el proyecto del Inscripción de
personas candidatas a los
servicios de capacitación en el
INA y se implementó en el mes de febrero 2010.
Proceso Intermediación de Empleo:
-
Elaboración
de las Guías Técnicas de Orientación Profesional para el Empleo, con la participación del Proceso de Registro y Bienestar Estudiantil, Ministerio
de Trabajo, Ministerio de Educación, bajo la
Asesoría del
Ministerio de Trabajo y Asuntos
Laborales de España, en el año 2001. El objetivo de estas
era establecer un modelo nacional para brindar la
información, orientación y la intermediación de Empleo uniforme y sistemática en las
Instituciones educativas y de empleo del país, estas fueron en el año 2009 reestructuras y
consolidadas en un solo documento , con
la asesoría nuevamente del Ministerio de Trabajo de
España.
-
Participación en la
organización y evaluación de ferias de
empleo en las Unidades Regionales ,entre otras : Expo empleo 2004, ferias vocacionales, Sector Turismo, Primera Feria
de oportunidades laborales para
personas con discapacidad. No obstante por tratarse
de actividades de
cobertura nacional y con el fin
de propiciar acciones interinstitucionales en las áreas
de formación y empleo, la mayoría
de estas se
realizaron en conjunto con otras organizaciones e instituciones como
Cámaras, Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, Consejo Nacional de
rehabilitación y Educación Especial entre otros.
-
Se realizaron estudios de inserción laboral en las áreas del sector eléctrico, Metal Mecánica,
Mecánica Automotriz, subsector de electrónica
y mantenimiento Industrial.
-
Se
participó activamente en la formulación y elaboración de la política nacional de
Información, Orientación e
Intermediación de Empleo en el
año 2000, en cumplimiento a lo
establecido en el Plan Nacional de Desarrollo
1998-2001, sobre “ Favorecer la
generación de nuevos empleos y facilitar la inserción laboral de grupos poblacionales específicos (Jóvenes, Mujeres, Personas con discapacidad, desempleados), considerando
las barreras que enfrentan dichos grupos para
vincularse al mercado de Trabajo.
-
Se
participo en la elaboración y promulgación del decreto MTSS-29129 y en su posterior modificación decreto 34936
MTSS- publicado en la Gaceta
244 del 17 de diciembre 2008
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Creación
y alimentación de la plataforma
electrónica del Sistema de Información Orientación e Intermediación
de Empleo
-
Elaboración
de proyectos marco para solicitar cooperación internacional a países con
amplia experiencia en la
temática de empleo y sistemas de información SENA, Agencia de
cooperación japonesa, Agencia
de cooperación española y a CINTERFOR. De
estas se han concretado con la
agencia de cooperación española, MATAC – OIT y
Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de
España.
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Elaboración
de la propuesta de modernización del Servicio de Intermediación de Empleo
-
Participación
en reuniones con las Cámaras de
Industria y Comercio para generar
acciones dirigidas a la
empleabilidad.
-
Elaboración
de propuesta en materia de empleo para
el programa Cerrando Brechas
-
Establecimiento
de los Servicio Regionales de Empleo, lo cual implica la
normalización, asesoramiento y seguimiento de estos
servicios.
-
A
solicitud de la
Presidencia Ejecutiva, en el año 2002, se formuló una estrategia
regional para la implementación
de los servicios de empleo con énfasis en las
regiones con mayores condiciones
de pobreza (2002-2006)
-
Consolidación
de la Secretaría Técnica
interinstitucional conformada por
representantes de
instituciones educativas y de empleo, dirigida a
consolidar el Sistema nacional de Intermediación de Empleo en todos sus
componentes, así como el
desarrollo de otras acciones y proyectos de
carácter interinstitucional en materia
de empleo- formación.
-
Se definieron
los fundamentos para la creación del Mercado Laboral en Costa
Rica, actualmente administrado
por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
-
Planeamiento
y ejecución en el año 1996-1998, del concurso Egresado Exitoso, que
pretendía dar a conocer a las personas egresadas
que han sobresalido en el campo
laboral y fueron egresadas del INA, Esta
actividad tuvo éxito, reconocimiento a nivel nacional. No
obstante no se continuó por
falta de apoyo económica para el otorgamiento de premios.
-
Se
Realizaron dos seminarios nacionales
en los años 2004 y 2005 para el planeamiento, ejecución y evaluación
de acciones interinstitucionales con el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Consejo Nacional
de Rehabilitación, C{amara de Industria
y la federación de personas con discapacidad, que permitieron
convocar a personas con discapacidad, e instituciones públicas y privadas para
definir estrategias en esta
materia sobre la atención de las
personas con discapacidad.
-
Desarrollo
y ejecución del proyecto para la Gestión
de Auto empleo, dirigido a las personas
usuarias del servicio con potencial
para trabajar por cuenta propia. Esta actividad
fue asumida por PYMES a
partir del año 2009.
-
Desarrollo
de talleres sobre “Técnicas para la búsqueda de
empleo”, dirigidos a personas
usuarias del servicio, estudiantes del INA , de otras instituciones o
grupos que lo solicitan, los temas desarrollados
entre otros son entrevista
de trabajo, hoja de
vida y otros tópicos en
materia de empleo.
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Participación
en representación del INA en la Comisión
de coordinación de acciones
dirigidas a la formación y el empleo para la población
privada de libertad, del Centro de Confianza
semi Institucional de San José.
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Definición
de requerimientos en cuanto a los reportes que la plataforma electrónica generaría
a nivel de ocupación, actividad económica, cantidad de puestos
solicitados por actividad económica, zona geográfica entre otros.
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Participación
en la Comisión
interinstitucional para hacer las revisiones y actualizaciones en cuanto a ocupaciones y actividades
económicas.
-
Se
planteó un proyecto al Ministerio de
Educación que facilitara la obtención del nivel de bachillerato para las personas en busca de empleo,
que se presentaban al Proceso y que por carecer
de este nivel educativo no lograban su ubicación laboral.
-
Participación
en la Comisión
interinstitucional para hacer las revisiones y actualizaciones en cuanto a ocupaciones y actividades económicas.
-
Se
elaboró el proyecto de creación del
Portal de Empleo y Formación, al determinarse la necesidad de contar con una
herramienta de análisis, a nivel nacional, que permita diagnosticar el mercado
de trabajo en todos sus ámbitos y mostrar sus diferentes tendencias. De
esta manera los equipos técnicos de la
institución contarán con los elementos
para realizar la planificación estratégica,
referente a la capacitación y la
formación profesional de manera oportuna. Logrando unificar las fuentes de información
propias de la institución y las fuentes
externas, en un solo esfuerzo por mostrar indicadores e información completa y
actualizada, que logre optimizar el
nivel de certidumbre, a la hora de la toma de decisiones en el ámbito de
formación y de empleo.
El desarrollo del Portal se apoyará en la información
e indicadores cuantitativos y cualitativos englobados en los resultados
disponibles en la base de datos del observatorio y su presentación en internet en el campo del empleo y la formación profesional, surge como un instrumento de ayuda a la toma
de decisiones y a la formulación de
políticas. Debe ser concebido como generador, procesador y presentador de
información en línea (internet), que permita orientar el quehacer del sector público y
privado.
La creación del Portal, se justifica por el hecho de
que la sociedad actual demanda recurso humano capacitado de acuerdo a los
cambios que se generan en los sectores productivos. Las empresas solicitan
trabajadores calificados según las necesidades que se les van presentando, las
instituciones de capacitación y formación profesional, requieren información
sobre las nuevas especialidades y contenidos, los trabajadores y el público en
general necesitan disponer de estos
criterios, con el propósito de tomar
decisiones oportunas.
-
A raíz de
la creación del SINAFOR , se establecen como pilares del mismo , el
Sistema de Intermediación de Empleo y el Portal laboral, proyectos adscritos
a la Unidad de Servicio al Usuario.
-
Se
elaboró la reestructuración del servicio
de Información, Orientación e Intermediación de
Empleo, con el fin de que el mismo responda a los nuevos
requerimientos.
-
Creación
del Sistema de Información, Orientación e Intermediación de Empleo
en ambiente Web. Esta herramienta ha sido creada como facilitadora del
proceso de vinculación de las personas en busca de empleo, y las empresas en
busca de recurso humano. El objetivo es que en tiempo real los usuarios tengan
una respuesta oportuna en sus necesidades
de empleo. La implementación de
esta herramienta ha sido exitosa,
al lograrse el registro de cerca de catorce mil personas en busca
de empleo, más de quinientas
empresas registradas y solicitando recurso humano las cuales han generado más de mil cien oportunidades de empleo para
las personas usuarias del
sistema.
El INA
cuenta con el apoyo a nivel
regional de gestores de empleo, así como funcionarios de otras instituciones
que conforman el Sistema Nacional como los son los coordinadores con la empresa
del MEP y las Municipalidades.
-
Se creó
la plataforma de servicio, en la cual se
disponen de equipos de
cómputo, para que las personas
oferentes o demandantes que así lo
deseen puedan accesar el sistema
personalmente y tener una respuesta en el corto plazo.
-
Se
elabora manual de uso del Sistema
de Información, Orientación
e Intermediación de Empleo
en ambiente Web.
-
Se
imparten cuatro capacitaciones a un total de sesenta personas funcionarias de
las instituciones involucradas en el Sistema Nacional de Empleo.
-
Se
plantea el proyecto como buscar trabajo (edición de contenidos para la
autorientacion en línea).
-
Se
diseñaron los guiones para la elaboración de videos de divulgación de
buscoempleocr.
Otros logros
-
La
Unidad asume mediante su personal especializado la responsabilidad de realizar la inducción, a
las personas que ingresan a laborar en
las Unidades Regionales en las áreas de Información, Registro, Trabajo
Social, Orientación, así como a las personas que integran los Comités de Apoyo Educativo e
Intermediación de Empleo.
-
Elaboración
de un instrumento para evaluar
el servicio al cliente que se ofrece
en los diferentes Procesos de la Unidad. Los resultados
de este se han ubicado entre
la categorías de muy bueno y excelente, no obstante cuando se
señalan inconformidades, han sido atendidas en el seno
de la Unidad o se han trasladado a otras
dependencias según corresponda,
con miras a mejorar el servicio en tiempo y calidad.
-
La Unidad de Servicio al Usuario, a través de los Procesos de
Información y Biblioteca, Registro y Bienestar
Estudiantil, e Intermediación de
Empleo, toma posición institucional como responsable técnica de la
normalización y asesoramiento del personal de Registro, Trabajo Social,
Orientación, psicología, Comités de Apoyo Educativo, divulgación,
Intermediación de Empleo, Biblioteca,
Información; que laboran en las Unidades Regionales y sus Centros de Formación,
permitiendo emitir directrices para la atención y seguimiento de las personas
participantes de los Servicios de
Capacitación y Formación Profesional (SCFP).
-
Se realiza
una revisión del derecho al disfrute de vacaciones del personal, a fin de que sean
disfrutadas en los plazos establecidos. (Según lo establece Control Interno)
-
Se ha
asignado, a cada uno de los funcionarios de la Unidad los bienes que están
bajo su responsabilidad, actividad
que se actualiza anualmente.
-
Se
motivo al personal de la Unidad con puestos profesionales, administrativos y técnicos,
para que continuaran y concluyeran estudios
universitarios, a fin de poder reasignar
sus puestos a profesionales, lo cual se logró en nueve personas funcionarias.
-
Consolidación
del equipo de trabajo de las
personas encargadas del Proceso de Planeamiento y Evaluación de los Núcleos Tecnológicos y del Proceso de Servicio al Usuario de las Unidades
Regionales. La coordinación de estos
equipos estuvo a mi cargo por un período aproximado de dos
años, responsabilidad que posteriormente se le traslada a una persona
designada democráticamente por cada uno
de los equipos , por considerar que esta
es una función que les atañe directamente
a quienes participan en estos
equipos y mi interés fue
exclusivamente la integración y consolidación
de los equipos, lo cual benefició
directamente a los servicios
que se ofrecen desde la Unidad de Servicio al Usuario y que estuvieron bajo
mi responsabilidad.
-
A lo
interno de la Unidad se crearon
comisiones de Archivo, Control Interno,
Salud Ocupacional , bienes e
inventarios, , las cuales elaboran
anualmente su plan de trabajo. Producto de estas se realizó una selección de los documentos según lo
establece la Tabla de conservación de documentos. Está pendiente la última etapa de elevar la tabla al
Archivo Central Institucional. Se han
adquirido implementos para primeros auxilios y prevención de riesgos, se elaboró una instrucción interna
para la custodia, conservación y exclusión de
bienes entre otros.
-
Remodelación de la
segunda planta del edificio de la Unidad, para lo cual
se contó con la colaboración de la
Unidad de
Ingeniería y Arquitectura y como
apoyo el Proceso de Servicios
Generales, quienes en primera
instancia iniciaron con un proceso de poner
cedazo en las celosías del edificio, para evitar
el ingreso de murciélagos y otros insectos y la limpieza de
canoas. Ya con el proceso
propiamente de remodelación, se instaló cielorraso en todas
las oficinas de la segunda planta, se les instaló aire acondicionado, para ofrecer
luz natural en estos espacios, se instalaron luces en los lugares que por la remodelación habían quedado sin estas, se
le dio un tratamiento especial a la
canoa del costado sur del edificio, para
evitar las goteras y filtraciones
de agua.
-
Se remodeló el auditorio Danilo Jiménez Veiga,
haciendo de este un espacio adaptado
para las personas con discapacidad,
se construyó rampa hacia el escenario de este
recinto. Se creó además dos camerinos totalmente acondicionados, se construyó acceso a este
auditorio por el costado norte,
lo cual facilitará el ingreso de
personas con discapacidad u otras,
que deban participar como exponentes en los diferentes
actos que ahí se
desarrollen, o bien el ingreso de instrumentos o grupos que deban participar en las
actividades que ahí se
realicen.
-
Se
realizaron dos estudios de ambiente
laboral en el ceno de la
Unidad. En ambas
oportunidades los resultados fueron muy satisfactorios, ambos se
dieron a conocer al personal.
-
Por iniciativa
de la Contraloría de Servicio se
realizó un estudio de servicio al cliente ofrecido por el personal de la Unidad,
en este los resultados demostraron que es una
acción que se realiza con gran eficiencia de parte del personal de la
Unidad.
Administración de
recursos y cumplimiento de disposiciones:
Recursos financieros. La Unidad ha programado los
recursos requeridos según las
necesidades detectadas, no obstante por
diferentes razones, no siempre se
autoriza la asignación del 100% de
los recursos solicitados; los mismos se han ejecutado con un alto grado de satisfacción y por ende el cumplimiento de las metas propuestas.
Las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna fueron
respondidas a satisfacción en el tiempo establecido.
Sugerencias generales:
-
Que el
Proceso de Registro y Bienestar Estudiantil, se divida en dos grandes áreas:
Bienestar Estudiantil y Registro, como servicios independientes, esto por cuanto
son servicios con
población meta totalmente diferentes.
-
Que las
instrucciones y formularios relacionados
con los servicios de Bienestar
Estudiantil sean analizados por los
equipos de profesionales de
las diferentes disciplinas de Trabajo Social, Orientación , Psicología,
SECODI, y aprobados por la jefatura de la
Unidad de Servicio
al Usuario.
-
Que la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos apruebe
bajo el sistema de calidad la instrucción de Reconocimiento de estudios
-
Que se
emita una directriz, para que la creación de Reglamentos estudiantiles y sus
modificaciones sean coordinadas por la
Unidad de Servicio al Usuario.
-
Que la
administración superior genere espacios para que la jefatura de la Unidad y su
personal, participen en capacitaciones y pasantías tanto a nivel nacional como
internacional.
- Que La
Unidad de Recursos Humanos,
solicite a la Unidad de Servicio al Usuario, el criterio técnico para la
selección de nuevo personal que laborarán en los Servicios Estudiantiles de las
Unidades Regionales.
-
Que las Unidades
Regionales, una vez contratada una persona en las áreas de Registro, Trabajo Social , Orientación,
Intermediación de Empleo, Información
de cursos, encargados de proyecto, Biblioteca, Registro y Psicología,
coordine con los diferente procesos de la Unidad, capacitación,
asesoría e inducción técnica de las personas profesionales contratadas, previo
a que inicien sus labores.
-
Coordinar
la compra de servicios, a fin de realizar un nuevo estudio sobre la información
obtenida en el E POWER, desde que el INA inició hasta el 2000. Resulta
indispensable reorganizar la información por número de cédula. (En el primer
trabajo se registró la información por otros rubros, dado que habían menores de
edad y personas extranjeras).
-
Es
necesario contratar el estudio de validez,
confiabilidad, discriminación y tiempo de aplicación de las pruebas, para ser
ejecutado en el año 2012.
-
Que la Administración Superior
analice la necesidad de dotar
a las Unidades Regionales del personal Requerido para los Servicios
de Orientación, procurando
que en las diferentes Unidades Regionales excepto las
Central Oriental y Occidental que por la
cantidad de Centros que
tienen adscritos es mayor
el número de profesionales
requerido, asigne en estas al menos tres profesionales en orientación y en Trabajo Social a los equipos de Bienestar Estudiantil, a fin de
que la atención que
se ofrezca a la población aspirante y participante en los
servicios de capacitación y
formación profesional sea oportuna y contribuya
al desarrollo integral de la población.
-
Se cree el servicio de psicología
en el nivel institucional, con una persona coordinadora
del mismo y al menos una persona profesional en esa
área por unidad Regional. El proyecto de
creación del servicio fue presentado a la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos y la Presidencia Ejecutiva.
-
Que la Administración asigne
los recursos económicos necesarios, para que se remodelen las oficinas de Registro, Intermediación de Empleo, la
jefatura de la Unidad, y Recepción de Biblioteca, para que cumplan con lo establecido en la Ley
7600, y permita ofrecer un mejor
servicio al cliente. Para ello
se elaboraron los proyectos correspondientes en el Proceso de Intermediación de Empleo Registro y Bienestar
Estudiantil e Información y Biblioteca, los cuales
se elevaron a la
Gerencia y a la Presidencia Ejecutiva el del servicio
de Biblioteca.
-
Que se
analice la posibilidad de crear
el servicio de Biblioteca en cada Unidad Regional, el fomento de la
lectura y la investigación debe ser un
proceso que se debe
fomentar no solo en la población
participante sino en el personal
docente, técnico y de apoyo, y el
servicio de biblioteca es un medio que
facilitaría este proceso. Este servicio
debe estar bajo la dirección, seguimiento y asesoramiento del
Proceso de Información y Biblioteca de la
Unidad de Servicio al Usuario.
-
Que el Proceso de Sistemas Institucionales,
designe un profesional para que conjuntamente con el Servicio de Registro diseñe el software propio para este servicio, en el cual se debe considerar además lo pertinente al servicio de Orientación, administración del
sistema de becas y un módulo para el control de
estudiantes asegurados por el
INS. Se debe prever el acceso a la
Unidad de Desarrollo y Estadísticas para la generación de las estadísticas institucionales que le
competen, esta petición se
respalda en el oficio USU
0568-2006.
-
Que la Administración Superior facilite los
recursos económicos para que se
contrate el desarrollo de un
sistema institucional para la
administración del programa
de becas, que incluya la recomendación, aprobación y pago de becas y el seguimiento a esta población. Esta herramienta
debe proporcionar las estadísticas
e informes requeridos para
la toma
de decisiones tanto a las
Unidades como a la administración en general, así como facilitar la información para los programas sociales del país.
-
Por el tiempo de
construcción del edificio de la Unidad de
Servicio al Usuario y los
Auditorios Institucionales, es necesario
considerar que se requiere cambio en el techo del auditorio
Danilo Jiménez Veiga , por estar este
muy deteriorado, se debe
permeabilizar la loza del techo del edificio de la
Unidad de Servicio al Usuario por presentar hendiduras que permiten
la filtración de agua, generando goteras. Así como realizar un
tratamiento especializado en el piso de la
segunda planta del edificio,
para evitar accidentes.
-
Para cumplir
con lo que establece la
normativa de riesgos laborales, se requiere
construir salidas de
emergencia en el edificio de
Servicio al Usuario en el primer
y segundo piso y en el Auditorio Manuel María Granados, además de
la señalización requerida en los auditorios
institucionales y la Unidad de
Servicio al Usuario en general.
-
El
Auditorio Manuel María Granados requiere
remodelación del mesanine, el cual se
encuentra deteriorado tanto en su cielorraso como en las paredes y ventanas, las cuales
requieren la instalación de
cedazo en las celosías para
evitar el ingreso de murciélagos y otros insectos, la reparación del cielo raso , pintura en todo
el recinto, así como el cambio del aire
acondicionado.
-
Al disponerse
de un nuevo sistema para la
administración de la Biblioteca, se hace
necesario la revisión de la instrucción
y formularios para su pronta aprobación y divulgación.
-
Aprobar
la instrucción para el servicio de información, orientación e intermediación
de empleo.
-
Implementar
la nueva estructura del proceso de Intermediación de Empleo.
-
Que el Proceso de
Intermediación de Empleo retome el proyecto de Portal Laboral para su
implementación.
-
Que la Unidad continúe con la práctica de integrar de forma
cualitativa y cuantitativa, la información que se
genera a través de los sistemas
que administra en los diferentes Procesos y que este sea un insumo importante para el
quehacer de la
Gestión de
Formación y Servicios Tecnológicos y la Gestión Regional.
Como
conclusión, considero importante
resaltar que la labor realizada
durante mi gestión, fue orientada
hacia la búsqueda de la
excelencia en el servicio al
cliente, por lo que las directrices y recomendaciones emitidas estuvieron
orientadas al compromiso, la ética, la
transparencia en el servicio,
la responsabilidad, y respeto a los
principios éticos y morales, lo cual
debía prevalecer sobre los intereses personales y políticos.
Firma:
Nombre: María Elena Barrantes Jiménez
Cédula: 9
-025-594
