UNIDAD DE SERVICIOS DE
INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA
EXTENSIONES
6292 / 6337 , FAX: 22106095
INFORMATICA@INA.AC.CR
21 de octubre del 2009 USIT06642009
Norbert García
Céspedes, MBA Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo
ASUNTO: INFORME
FINAL DE GESTIÓN
En
cumplimiento a lo dispuesto en la directriz No. 8 emitida por la Contraloría
General de la República, en la Gaceta No. 131 del 07 de julio del 2005, lo
establecido en el Inciso e) del Artículo 12 de la Ley de Control Interno 8292
del 31-07-2002, a continuación procedo a mencionar los principales resultados
de mi gestión como Encargado de la Unidad de Servicios de Informática y
Telemática hasta el día 20 de octubre del 2009.
Referencia
sobre la labor sustantiva institucional o de la unidad a su cargo
La Unidad de Servicios de
Informática y Telemática forma parte de la Gestión de Normalización y Servicios
de Apoyo los cuales obedecen a la estructura organizacional del Instituto
Nacional de Aprendizaje desde el año de 1996, cuando se implementa la
reestructuración institucional.
Siendo por lo tanto la labor sustantiva de la Unidad de
Informática y Telemática brindar servicios de telecomunicación e informática
continuos a toda la Institución.
Dentro
de las funciones más importantes realizadas por la Unidad se destacan las
siguientes:
•
Mantener
una visión estratégica para el desarrollo de la función informática
•
Coordinar
y supervisar el desarrollo informático institucional
•
Brindar
servicios de apoyo en materia de informática a todas las Unidades de la
Institución
•
Definir
normas técnicas en Software, Hardware y equipos de comunicación
•
Normar
los procedimientos administrativos que involucren aspectos informáticos
Adicionalmente
se realizaron otras funciones tales como:
•
Definición
de especificaciones técnicas normalizadas para uso de todas las dependencias
del INA
•
Elaboración
de especificaciones técnicas de tecnología informática y de comunicaciones
según demanda.
•
Revisión
y aprobación de carteles de compra de tecnología informática y de comunicaciones.
•
Elaboración
de estudios técnicos de TIC
•
Elaboración
de estudios técnicos solicitados por diferentes dependencias
•
Elaboración
de criterios técnicos solicitados por diferentes dependencias
•
Elaboración
de estudios de evaluación de impacto en uso de productos de TIC
•
Ejecución
de diversos proyectos propios de la Unidad
•
Ejecución
de labores administrativas propias de la Unidad
•
Ejecutar
procedimientos relacionados con el cumplimiento de la norma de control interno
•
Ejecuta
procedimientos relacionados con el cumplimiento de las normas técnicas para la
gestión y el control de las Tecnologías de Información
•
Ejecutar
procedimientos a fin de dar seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de
Auditoría
•
Ejecutar
procedimientos a fin de dar seguimiento al cumplimiento de los temas
relacionados al SEVRI
•
Elaboración
de Planes Operativos Anuales
•
Elaboración
de Presupuestos anuales de la Unidad
•
Seguimiento
y control de cumplimiento de metas de la Unidad
•
Seguimiento
y control de ejecución presupuestaria
•
Definición
y Coordinación de funciones realizadas por los operadores de informática de las
diferentes Unidades Regionales
•
Elaboración,
revisión y actualización de los procedimientos requeridos por la Gestión de
Calidad
•
Gestionar
las actividades técnicas iniciales a fin de contar poder implementar la
infraestructura interna necesaria para la implementación de firma digital en el
Instituto
•
Se
realizaron periódicamente los inventarios físicos de activos de la Unidad para
comprobación de las debidas existencias.
•
Ejecución
de labores varias de orden administrativo propio de la Unidad.
•
Cumplimiento
de las metas establecidas en el PEI para la Unidad conforme a la proyección
dada a la fecha.
•
Ejecución
y apoyo en el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico de Tecnologías de
Información institucional.
Los principales productos que se generan en la Unidad son los
siguientes:
•
Sistemas
de Información Institucionales en operación
•
Redes
telemáticas para la interconexión de todos los Centros de Formación del Instituto.
•
Servicios
de comunicación de voz a nivel institucional (infraestructura de comunicación
telefónica)
•
Definición
de estándares técnicos para la adquisición de hardware, software y equipos de
comunicación
•
Disponibilidad
y acceso de servicios tales como correo electrónico, Internet, Intranet y
sistemas de información.
Cambios habidos
en el entorno durante el periodo de su gestión..
Los cambios
tecnológicos en el campo de la informática son constantes en el tiempo y deben
hacerse de manera permanente los ajustes necesarios a fin de mantener
actualizados tanto los equipos, programas, sistemas, infraestructura
tecnológica informática en general.
El
INA pasó durante mi gestión de utilizar una diversidad de productos tanto de
software como de hardware a una nueva visión institucional de normalizar o
estandarizar productos de uso cotidiano como lo son las herramientas de
automatización de oficinas (uso de procesadores de texto, hojas electrónicas, y
programas de presentaciones), normalización de las bases de datos a fin de que
todos los sistemas de información hicieran uso de un motor de base de datos
robusto y de alta confiabilidad pero sobre todo estandarizado, normalización de
especificaciones técnicas para la adquisición de hardware, software y equipos
de comunicación.
Asimismo, el
desarrollo de sistemas pasó de una diversidad de lenguajes de programación a un
sistema estándar de programación que permitiera a los funcionarios mayor
facilidad de uso y una mejor efectividad en el uso de los sistemas de
información tanto en sus propias dependencias o cuando por diversas razones son
trasladados de una dependencia a otra al contar con plantillas de uso
estandarizadas en los diversos sistemas de información.
De la misma
forma, desde la perspectiva de acceso a sistemas de información se pasó de
tener Unidades Regionales y Centros de Formación a nivel nacional
independientes y trabajando en desfase con la Sede Central, a contar con
conectividad telemática en forma total al disponer la institución de un servicio
de interconexión de red telemática a nivel nacional (WAN) de manera que se
mejoró sustancialmente el proceso de comunicación mediante la implementación
del correo electrónico y el acceso a los sistemas de información operando en
línea. Asimismo se ha venido trabajando en el desarrollo e implementación de
las redes locales (LAN) de los diversos Centros, trabajo que todavía sigue en
desarrollo para aquellos Centros que aún no cuentan con su red interna de
datos.
La
institución cuenta actualmente con herramientas tecnológicas de vanguardia que
le han permitido y, con mayor grado en el futuro cercano, le permitirán hacer
más eficiente su función sustantiva así como hacer más eficaz el trabajo de
cada funcionario en beneficio del cliente final.
Principales
logros alcanzados
•
Desarrollo y actualización de sistemas de información con
herramientas de desarrollo y base de datos de última tecnología
•
Sistemas de información ágiles y con información oportuna
•
Centralización de sistemas de información permitiendo acceso
en línea a todos los sistemas de información
•
Centralización de todas las bases de datos de los sistemas de
información institucionales
•
Implementación de la infraestructura tecnológica para que
operase el centro de llamadas (call center) del INA
•
Implementar el acceso en línea a los sistemas de información
para todas las Unidades Regionales y Centros de Formación del INA a nivel
nacional
•
Interconexión telemática de todas las dependencias del INA
que permitiera acceso a sistemas de información, correo electrónico, Internet,
Intranet, entre otros.
•
Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a
fin de dotar a diversas dependencias del INA de acceso inalámbrico a la red
institucional de datos.
•
Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a
fin de dotar a diversas dependencias del INA de acceso a la comunicación de voz
mediante conexiones telefónicas de voz sobre IP.
•
Mejoras y ampliaciones en las redes de comunicación de voz a
fin de mejorar en servicios de telefonía y otros servicios de comunicación
•
Mantenimiento constante a sistemas de información
•
Mantenimiento constante a los servicios de redes, soporte
técnico, Internet, correo electrónico y seguridad de la red así como a los
equipos (hardware y software asociados a éstos)
•
Investigación tecnológica, estudios y recomendaciones
técnicas, asesoría a todas las Unidades del INA en T.I.
•
Se inició el proceso de conversión de los sistemas de
información para que estos puedan ser accedidos por sus funcionarios a través
de la web
•
Cumplimiento de las metas establecidas en el PEI para la
Unidad conforme a la proyección dada a la fecha.
•
Ejecución y apoyo en el desarrollo y ejecución del Plan
Estratégico de Tecnologías de Información institucional.
•
Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a
fin de dotar a la Unidad de un Service Desk para brindar servicios
centralizados de soporte técnico a las diversas dependencias del INA
•
Se realizaron las gestiones correspondientes a fin de que
todo el personal de nivel profesional de la Unidad se capacitara en los
aspectos más relevantes en el uso de metodología de administración de proyectos
lo cual redundará en beneficio de todos los proyectos
que desarrolla la Unidad lo cual conllevará un mayor impacto
en los usuarios finales.
Sugerencias a
tomar en consideración
•
En vista del permanente cambio en las tecnologías de
información y comunicación deben mantenerse una observancia permanente de estos
cambios a fin de que la Institución realice los ajustes necesarios a fin de
dichos cambios no afecten su quehacer diario, sino que más bien los avances
tecnológicos sean aprovechados para mejorar día a día el desarrollo normal de
las actividades sustantivas y de apoyo institucional.
•
Se debe continuar con la implementación de proyectos tales
como firma digital, desarrollo de las redes LAN en aquellos Centros de
Formación que por diversas razones todavía no cuentan con la misma. De igual
manera realizar las ampliaciones necesarias en aquellos Centros que lo
requieran producto de su ajuste a la oferta formativa dando respuesta a las
nuevas necesidades de capacitación y formación profesional de la población
costarricense.
•
Se debe continuar con la implementación del Service Desk,
sistema de gestión de seguridad de la información, administración de proyectos,
así como darle seguimiento a los proyectos asociados al cumplimiento de
normativas internas (Auditoría Interna) o externas (Contraloría General de la
República).
•
Debe mantenerse una visión estratégica a fin de seguir
contando con una infraestructura tecnológica (redes, equipos de comunicación,
interconexión telemática) robusta y gestionar lo correspondiente a fin de
fortalecerla en forma permanente.
•
Debe continuarse con el esfuerzo del establecimiento de una
Gestión de Tecnologías de Información o en su defecto establecer un Proceso de
Planificación Estratégica a lo interno de la USIT
•
Se debe continuar con el esfuerzo de brindar acceso, a través
de Internet del correo. Asimismo se deben realizar las gestiones necesarias a
fin de se cuente con acceso a través de Internet a los sistemas de información
y a la Intranet.
•
Se debe continuar de manera permanente, con la revisión y
actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información de manera que
éste presente planes y proyectos que sean de impacto a los intereses de la
Institución, de sus funcionarios, pero sobre todo del cliente final que quien
recibe los servicios de capacitación y formación profesional que brinda el
Instituto.
•
Continuar con los esfuerzos para dotar a la Institución de
accesos inalámbricos a la red institucional de datos tanto, en la Sede Central
como en los diversos Centros de Formación Profesional lo cual redundará en
beneficio de todos los usuarios de los servicios que se brindan a través de la
red, sean estos funcionarios, estudiantes o visitantes.
Administración de
los Recursos Financieros asignados durante su gestión
En aras de
salvaguardar los recursos de la Institución se procuró de manera permanente una
correcta ejecución presupuestaria, para lo cual se mantenía un seguimiento
constante y se valoraban técnica y administrativamente los requerimientos de
bienes solicitados. Es importante hacer notar que el procedimiento de compra de
bienes y servicios presenta inconvenientes en sus tiempos de respuesta,
motivados por causas externas a la Institución, lo que genera que el
presupuesto asignado no se ejecute su totalidad.
Finalmente, me permito indicar que se
realizó inventario físico completo de los bienes asignados a mi persona y se
hizo el correspondiente traspaso de bienes a la Jefatura inmediata cuya
documentación fue remitida formalmente al Proceso de Programación y Control
encargada del registro correspondiente.
Atentamente,
Ing. Gabino Hernández
Herrera, Encargado Unidad de Servicios de Informática y Telemática
c:
Unidad Recursos Humanos, 3 copias Unidad Recursos Humanos, versión digital
