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UNIDAD DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA

EXTENSIONES 6292 / 6337 , FAX: 2210­6095

INFORMATICA@INA.AC.CR

21 de octubre del 2009 USIT­0664­2009

Norbert García Céspedes, MBA Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo

ASUNTO: INFORME FINAL DE GESTIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto en la directriz No. 8 emitida por la Contraloría General de la República, en la Gaceta No. 131 del 07 de julio del 2005, lo establecido en el Inciso e) del Artículo 12 de la Ley de Control Interno 8292 del 31-07-2002, a continuación procedo a mencionar los principales resultados de mi gestión como Encargado de la Unidad de Servicios de Informática y Telemática hasta el día 20 de octubre del 2009.

 

Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la unidad a su cargo

La Unidad de Servicios de Informática y Telemática forma parte de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo los cuales obedecen a la estructura organizacional del Instituto Nacional de Aprendizaje desde el año de 1996, cuando se implementa la reestructuración institucional.

Siendo por lo tanto la labor sustantiva de la Unidad de Informática y Telemática brindar servicios de telecomunicación e informática continuos a toda la Institución.

Dentro de las funciones más importantes realizadas por la Unidad se destacan las siguientes:

               Mantener una visión estratégica para el desarrollo de la función informática

               Coordinar y supervisar el desarrollo informático institucional

               Brindar servicios de apoyo en materia de informática a todas las Unidades de la Institución

               Definir normas técnicas en Software, Hardware y equipos de comunicación

               Normar los procedimientos administrativos que involucren aspectos informáticos

 

Adicionalmente se realizaron otras funciones tales como:

               Definición de especificaciones técnicas normalizadas para uso de todas las dependencias del INA

               Elaboración de especificaciones técnicas de tecnología informática y de comunicaciones según demanda.

               Revisión y aprobación de carteles de compra de tecnología informática y de comunicaciones.

               Elaboración de estudios técnicos de TIC

               Elaboración de estudios técnicos solicitados por diferentes dependencias

               Elaboración de criterios técnicos solicitados por diferentes dependencias

               Elaboración de estudios de evaluación de impacto en uso de productos de TIC

               Ejecución de diversos proyectos propios de la Unidad

               Ejecución de labores administrativas propias de la Unidad

               Ejecutar procedimientos relacionados con el cumplimiento de la norma de control interno

               Ejecuta procedimientos relacionados con el cumplimiento de las normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información

               Ejecutar procedimientos a fin de dar seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de Auditoría

               Ejecutar procedimientos a fin de dar seguimiento al cumplimiento de los temas relacionados al SEVRI

               Elaboración de Planes Operativos Anuales

               Elaboración de Presupuestos anuales de la Unidad

               Seguimiento y control de cumplimiento de metas de la Unidad

               Seguimiento y control de ejecución presupuestaria

               Definición y Coordinación de funciones realizadas por los operadores de informática de las diferentes Unidades Regionales

               Elaboración, revisión y actualización de los procedimientos requeridos por la Gestión de Calidad

               Gestionar las actividades técnicas iniciales a fin de contar poder implementar la infraestructura interna necesaria para la implementación de firma digital en el Instituto

               Se realizaron periódicamente los inventarios físicos de activos de la Unidad para comprobación de las debidas existencias.

               Ejecución de labores varias de orden administrativo propio de la Unidad.

               Cumplimiento de las metas establecidas en el PEI para la Unidad conforme a la proyección dada a la fecha.

               Ejecución y apoyo en el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico de Tecnologías de Información institucional.

 

Los principales productos que se generan en la Unidad son los siguientes:

               Sistemas de Información Institucionales en operación

               Redes telemáticas para la interconexión de todos los Centros de Formación del Instituto.

               Servicios de comunicación de voz a nivel institucional (infraestructura de comunicación telefónica)

               Definición de estándares técnicos para la adquisición de hardware, software y equipos de comunicación

               Disponibilidad y acceso de servicios tales como correo electrónico, Internet, Intranet y sistemas de información.

 

 

Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión..

Los cambios tecnológicos en el campo de la informática son constantes en el tiempo y deben hacerse de manera permanente los ajustes necesarios a fin de mantener actualizados tanto los equipos, programas, sistemas, infraestructura tecnológica informática en general.

El INA pasó durante mi gestión de utilizar una diversidad de productos tanto de software como de hardware a una nueva visión institucional de normalizar o estandarizar productos de uso cotidiano como lo son las herramientas de automatización de oficinas (uso de procesadores de texto, hojas electrónicas, y programas de presentaciones), normalización de las bases de datos a fin de que todos los sistemas de información hicieran uso de un motor de base de datos robusto y de alta confiabilidad pero sobre todo estandarizado, normalización de especificaciones técnicas para la adquisición de hardware, software y equipos de comunicación.

Asimismo, el desarrollo de sistemas pasó de una diversidad de lenguajes de programación a un sistema estándar de programación que permitiera a los funcionarios mayor facilidad de uso y una mejor efectividad en el uso de los sistemas de información tanto en sus propias dependencias o cuando por diversas razones son trasladados de una dependencia a otra al contar con plantillas de uso estandarizadas en los diversos sistemas de información.

De la misma forma, desde la perspectiva de acceso a sistemas de información se pasó de tener Unidades Regionales y Centros de Formación a nivel nacional independientes y trabajando en desfase con la Sede Central, a contar con conectividad telemática en forma total al disponer la institución de un servicio de interconexión de red telemática a nivel nacional (WAN) de manera que se mejoró sustancialmente el proceso de comunicación mediante la implementación del correo electrónico y el acceso a los sistemas de información operando en línea. Asimismo se ha venido trabajando en el desarrollo e implementación de las redes locales (LAN) de los diversos Centros, trabajo que todavía sigue en desarrollo para aquellos Centros que aún no cuentan con su red interna de datos.

La institución cuenta actualmente con herramientas tecnológicas de vanguardia que le han permitido y, con mayor grado en el futuro cercano, le permitirán hacer más eficiente su función sustantiva así como hacer más eficaz el trabajo de cada funcionario en beneficio del cliente final.

 

Principales logros alcanzados

               Desarrollo y actualización de sistemas de información con herramientas de desarrollo y base de datos de última tecnología

               Sistemas de información ágiles y con información oportuna

               Centralización de sistemas de información permitiendo acceso en línea a todos los sistemas de información

               Centralización de todas las bases de datos de los sistemas de información institucionales

               Implementación de la infraestructura tecnológica para que operase el centro de llamadas (call center) del INA

               Implementar el acceso en línea a los sistemas de información para todas las Unidades Regionales y Centros de Formación del INA a nivel nacional

               Interconexión telemática de todas las dependencias del INA que permitiera acceso a sistemas de información, correo electrónico, Internet, Intranet, entre otros.

               Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a fin de dotar a diversas dependencias del INA de acceso inalámbrico a la red institucional de datos.

               Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a fin de dotar a diversas dependencias del INA de acceso a la comunicación de voz mediante conexiones telefónicas de voz sobre IP.

               Mejoras y ampliaciones en las redes de comunicación de voz a fin de mejorar en servicios de telefonía y otros servicios de comunicación

               Mantenimiento constante a sistemas de información

               Mantenimiento constante a los servicios de redes, soporte técnico, Internet, correo electrónico y seguridad de la red así como a los equipos (hardware y software asociados a éstos)

               Investigación tecnológica, estudios y recomendaciones técnicas, asesoría a todas las Unidades del INA en T.I.

               Se inició el proceso de conversión de los sistemas de información para que estos puedan ser accedidos por sus funcionarios a través de la web

               Cumplimiento de las metas establecidas en el PEI para la Unidad conforme a la proyección dada a la fecha.

               Ejecución y apoyo en el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico de Tecnologías de Información institucional.

               Implementación de la infraestructura tecnológica necesaria a fin de dotar a la Unidad de un Service Desk para brindar servicios centralizados de soporte técnico a las diversas dependencias del INA

               Se realizaron las gestiones correspondientes a fin de que todo el personal de nivel profesional de la Unidad se capacitara en los aspectos más relevantes en el uso de metodología de administración de proyectos lo cual redundará en beneficio de todos los proyectos

 

que desarrolla la Unidad lo cual conllevará un mayor impacto en los usuarios finales.

 

Sugerencias a tomar en consideración

               En vista del permanente cambio en las tecnologías de información y comunicación deben mantenerse una observancia permanente de estos cambios a fin de que la Institución realice los ajustes necesarios a fin de dichos cambios no afecten su quehacer diario, sino que más bien los avances tecnológicos sean aprovechados para mejorar día a día el desarrollo normal de las actividades sustantivas y de apoyo institucional.

               Se debe continuar con la implementación de proyectos tales como firma digital, desarrollo de las redes LAN en aquellos Centros de Formación que por diversas razones todavía no cuentan con la misma. De igual manera realizar las ampliaciones necesarias en aquellos Centros que lo requieran producto de su ajuste a la oferta formativa dando respuesta a las nuevas necesidades de capacitación y formación profesional de la población costarricense.

               Se debe continuar con la implementación del Service Desk, sistema de gestión de seguridad de la información, administración de proyectos, así como darle seguimiento a los proyectos asociados al cumplimiento de normativas internas (Auditoría Interna) o externas (Contraloría General de la República).

               Debe mantenerse una visión estratégica a fin de seguir contando con una infraestructura tecnológica (redes, equipos de comunicación, interconexión telemática) robusta y gestionar lo correspondiente a fin de fortalecerla en forma permanente.

               Debe continuarse con el esfuerzo del establecimiento de una Gestión de Tecnologías de Información o en su defecto establecer un Proceso de Planificación Estratégica a lo interno de la USIT

               Se debe continuar con el esfuerzo de brindar acceso, a través de Internet del correo. Asimismo se deben realizar las gestiones necesarias a fin de se cuente con acceso a través de Internet a los sistemas de información y a la Intranet.

               Se debe continuar de manera permanente, con la revisión y actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información de manera que éste presente planes y proyectos que sean de impacto a los intereses de la Institución, de sus funcionarios, pero sobre todo del cliente final que quien recibe los servicios de capacitación y formación profesional que brinda el Instituto.

               Continuar con los esfuerzos para dotar a la Institución de accesos inalámbricos a la red institucional de datos tanto, en la Sede Central como en los diversos Centros de Formación Profesional lo cual redundará en beneficio de todos los usuarios de los servicios que se brindan a través de la red, sean estos funcionarios, estudiantes o visitantes.

 

 

Administración de los Recursos Financieros asignados durante su gestión

En aras de salvaguardar los recursos de la Institución se procuró de manera permanente una correcta ejecución presupuestaria, para lo cual se mantenía un seguimiento constante y se valoraban técnica y administrativamente los requerimientos de bienes solicitados. Es importante hacer notar que el procedimiento de compra de bienes y servicios presenta inconvenientes en sus tiempos de respuesta, motivados por causas externas a la Institución, lo que genera que el presupuesto asignado no se ejecute su totalidad.

Finalmente, me permito indicar que se realizó inventario físico completo de los bienes asignados a mi persona y se hizo el correspondiente traspaso de bienes a la Jefatura inmediata cuya documentación fue remitida formalmente al Proceso de Programación y Control encargada del registro correspondiente.

Atentamente,

Ing. Gabino Hernández Herrera, Encargado Unidad de Servicios de Informática y Telemática

c: Unidad Recursos Humanos, 3 copias Unidad Recursos Humanos, versión digital

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